請求書・領収書の保存期間と、PDF の保存のしかた

2026年9月30日更新

個人事業主が請求書や領収書を保存する期間は、書類の種類と申告のしかたによって5年か7年です。迷ったら7年と覚えておけば安心です。PDF で送ったり受け取ったりした書類は、紙に印刷するだけでなく、PDF のまま保存しておく必要があります。

個人事業主の保存期間

書類	青色申告	白色申告
帳簿（仕訳帳・売掛帳・経費帳など）	7年	7年（任意の帳簿は5年）
決算の書類（損益計算書・棚卸表など）	7年	5年
領収書・預金通帳など、お金の出入りの書類	7年（※）	5年
請求書・見積書・納品書・契約書など	5年	5年

※ 前々年の事業所得と不動産所得の合計が300万円以下の人は5年です。

期間は、書類を作った（受け取った）年の翌年3月15日の翌日から数えます。たとえば2026年に受け取った領収書を7年保存するなら、2034年3月15日までです。自分が出した請求書や領収書の控え（写し）も、受け取った書類と同じように保存します（国税庁 No.2070・No.2080・国税庁のチラシ）。

インボイスに登録している人は7年

インボイス（適格請求書）を出している事業者は、交付したインボイスの写しを7年間保存します。仕入れや経費の消費税を差し引く（仕入税額控除）ために受け取ったインボイスも、7年間の保存が必要です（国税庁 No.6496）。

会社（法人）の保存期間

法人は、帳簿と書類を、確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。青色申告で欠損金が出た事業年度は10年間です（国税庁 No.5930）。

PDF で送った・受け取った書類は、PDF のまま保存

2024年1月1日からは、メールなどで PDF を送ったり受け取ったりした請求書・領収書（電子取引）は、データのまま保存しなければなりません。紙に印刷して保存するだけでは足りません。受け取った側だけでなく、送った側も対象です（国税庁電子帳簿保存法一問一答）。

小規模な事業者の保存のしかた

書き換えないための決まりを作る：国税庁が公開している「事務処理規程」のひな形（個人事業者用）を使い、その決まりどおりに保存します（規程のひな形）。
画面で見られるようにする：パソコンやスマホで、保存した PDF をすぐ表示・印刷できるようにしておきます。
探せるようにする：前々年の売上高が5,000万円以下で、税務署の職員から求められたときにデータを渡せるようにしておけば、決まった検索の仕組みは不要です。それでも、ファイル名に「日付・取引先・金額」を入れておくと、あとで探すときに便利です。

ファイル名の例（国税庁の例と同じ形）：「20261031_株式会社〇〇_33000.pdf」。日付は西暦か和暦のどちらかにそろえます（国税庁のパンフレット）。

保存しておく場所

パソコンのフォルダ（「2026年」→「請求書」「領収書」のように分ける）
クラウドストレージ（スマホからでも保存でき、パソコンが壊れても残る）
会計ソフトの証憑の保存の機能

どこに保存する場合も、消えないように2か所に分けておくと安心です。

pencho で作った書類の控え

pencho の PDF の再ダウンロードは、無料プランは発行から30日、PRO は12か月までです。これは法律で決まった保存期間とは別のものなので、発行した PDF は、ご自身のパソコンやクラウドに保存してください。発行履歴の画面の下の「すべてのデータを保存（ZIP）」から、再ダウンロード期限内の PDF と発行履歴の一覧をまとめて保存できます（無料プランでも使えます）。

pencho が付けるファイル名は「請求書_I-202610-0001_株式会社〇〇.pdf」の形です。日付と金額でも探したいときは、保存するときに名前を付け直すか、一覧表（索引簿）を作っておきましょう。

この記事は一般的な説明です。帳簿の付け方や保存のしかたで迷うときは、税務署や税理士にご相談ください。

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