請求書・領収書の保存期間と、PDF の保存のしかた（早見表つき）

2026年10月21日 更新（2026年9月30日 公開）

請求書をスマホで作る

個人事業主が請求書や領収書を保存する期間は、青色申告なら、領収書や預金通帳など現金・預金の書類が7年（前々年の所得が300万円以下なら5年）、請求書・見積書・納品書などが5年です。白色申告なら書類は5年で、インボイスに登録している人が出したインボイスの写しは7年です。所得税の保存期間は、作った年・受け取った年の翌年3月15日の翌日から数えます。メールやサイトで PDF をやりとりした書類は、印刷ではなくデータのまま保存し、改ざんを防ぐ決まり・見られる機器・探せる工夫の3つをそろえます。

保存期間の早見表

個人事業主（青色申告・白色申告）

※ 前々年分の事業所得と不動産所得の金額の合計が300万円以下の人は5年です。売上ではなく所得の金額で見ます。白色申告の「任意の帳簿」は、収入と経費を書いた帳簿（法定の帳簿）のほかに自分で作った帳簿です。出典：国税庁「記帳・帳簿等の保存制度」（令和8年8月）・電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問17・No.2070・No.2080・所得税法施行規則63条・102条。

自分が作って渡した請求書や領収書も、控え（写し）があれば同じ期間保存します（所得税法施行規則63条1項3号・102条3項2号）。インボイス発行事業者は、交付したインボイスの写しを必ず保存します（下の「消費税の面の保存」）。

いつから数える？

帳簿は閉じた日、書類は作った日・受け取った日の属する年の、翌年3月15日の翌日から数えます（一問一答 問17、所得税法施行規則63条4項）。2026年（1月〜12月）に作った・受け取った書類なら、数え始めは2027年3月16日です。

同じ年の書類は期限も同じなので、年ごとにまとめておくと、いつまで残すかが分かりやすくなります。種類ごとに5年と7年を分けるのが手間なら、すべて7年残しておけば足ります。

副業（雑所得）の人

会社員の副業などで、事業ではなく「業務に係る雑所得」になる人も、前々年のその収入が300万円を超えると、お金の受け払いのときに作った・受け取った請求書・領収書など（現金預金取引等関係書類）を5年保存します（No.2080）。国税庁は、副業の講演・原稿執筆をこの業務の例に挙げ、メールやサイトでやりとりしたならデータで保存するとしています（一問一答 問100）。副業の請求書の出し方は会社員が副業で請求書を出すときへ。

会社（法人）

法人は、帳簿と書類（棚卸表・貸借対照表・損益計算書・注文書・契約書・領収書など）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年保存します。青色申告で欠損金（青色繰越欠損金）が出た事業年度などは10年です（国税庁 No.5930）。インボイスの写しなど消費税の書類も7年です。

紙の書類と、データでやりとりした書類（電子取引）

保存期間は、紙でもデータでも同じです（一問一答 問17）。違うのは保存のしかたです。電子帳簿保存法には、①帳簿や自分で作った書類をデータで保存する、②紙の書類をスキャンして保存する、③電子取引のデータを保存する、の3つの決まりがあります。①と②は使うかどうかを選べ、③は所得税・法人税の保存義務者の義務です（電子帳簿保存法4条・7条）。

電子取引とは、請求書や領収書などに書く取引の内容を、メールの添付ファイル、サイトからのダウンロード、クラウドの請求書サービスなどの電子データでやりとりすることです（同法2条5号、一問一答 問2）。受け取った側だけでなく、送った側も保存します（問1）。LINE や QR コードで PDF を渡した場合も、一般に同じように考えられます。

出典：一問一答【電子取引関係】問2・問4・問5・問6・問7・問16・問44、一問一答【帳簿書類関係】問24・問25、インボイス Q&A 問80。取引の内容が入っていないメールは保存しなくてよく、書き損じの見積書や、正式な見積書の前の粗いものなども保存の必要はないと考えられています（問2・問6）。原本と控えの考え方は請求書の原本は必要？PDF との違い、PDF の領収書の渡し方は電子領収書の出し方・渡し方・残し方、送るときの文面は請求書を LINE・メールで送るときの例文へ。

印刷して保存するだけでは足りない

データを印刷した紙で保存する扱いは令和3年度の税制改正でなくなり（一問一答 問5）、2023年12月31日までの経過措置も終わったので、2024年1月1日以後の電子取引は、印刷した紙だけでは足りません（問29・問89）。データを要件どおりに残したうえで、整理のために印刷して綴じるのはかまいませんが（問31）、印刷した紙をスキャンしてもデータの代わりにはなりません（問99）。消費税の面だけなら、データで受け取ったインボイスを印刷した紙でも仕入税額控除の要件を満たしますが（インボイス Q&A 問85）、所得税・法人税の面ではデータが要るので、PDF は消さずに残します（問29）。

データの保存の3つの要件

国税庁は、電子取引のデータの保存のルールを次の3つにまとめています（国税庁のパンフレット、一問一答 問18・問30、施行規則4条1項）。

① 改ざん防止：事務処理規程を作って守る

改ざん防止は、次のどれか1つを行います（一問一答 問30）。

• タイムスタンプが付いたデータを受け取る
• 受け取った後、速やかに（または決めた業務の期間の後、速やかに）自分でタイムスタンプを付ける
• 訂正・削除の記録が残る（または訂正・削除できない）システムで、やりとりと保存をする
• 訂正・削除を防ぐための事務処理規程を定め、備え付け、そのとおりに運用する

メールで受け取ったデータを記録が残るクラウドに保存しても、やりとりがシステムの外なので3つ目には当たりません（問43）。専用のシステムを使っていない個人事業主なら、4つ目の事務処理規程がいちばん手軽です。国税庁が「個人事業者の例」のひな形（Word）を公開しています（国税庁「各種規程等のサンプル」）。中身は短く、要点は次のとおりです。

・保存した取引のデータは、訂正・削除しないことを原則とする
・業務上やむを得ない理由で訂正・削除するときは、
　「取引情報訂正・削除申請書」に次のことを書き、
　そのデータの保存期間に合わせて保存する
　申請日／取引伝票番号／取引件名／取引先名／
　訂正・削除の日付／訂正・削除の内容／理由／処理担当者名
・規程を使い始める日（施行日）を書く

ひな形に施行日を入れ、保存したデータと一緒に置いておきます。作るだけでなく、書いたとおりに運用することまでが要件です（問19・問33）。

② 見られるようにする

保存したデータを画面と紙にすぐ整った形で出せるように、パソコンやスマホ・プリンタと、その操作説明書を備えます（一問一答 問30、インボイス Q&A 問81）。画面やプリンタの性能・台数の決まりはありません（問20）。プリンタを持っていなくても、税務職員に求められたときに近くの有料プリンタなどですぐ印刷できれば、備えているものとして扱われます（問21）。手元の端末からすぐ表示・印刷できるなら、クラウドに保存してもかまいません（問28）。

③ 探せるようにする：ファイル名か索引簿

税務調査のときに、日付・金額・取引先で探せるようにしておきます。特別なソフトがなくても、次のどれかで足りるとされています（一問一答 問19・問50）。

• ファイル名に、日付・取引先・金額を決まった順番で入れる
• 取引先ごとのフォルダに分け、ファイル名に日付と金額を入れる
• ファイル名に通し番号を付け、Excel などの表（索引簿）に番号・日付・金額・取引先を書く（索引簿の作成例）

受け取った請求書
20261005_〇〇印刷株式会社_33000.pdf

送った請求書の控え
20261031_株式会社サンプル商事_110000.pdf

ダウンロードした領収書
20261012_〇〇ストア_4980.pdf

日付は西暦か和暦のどちらかにそろえます。混ざると抜き出しにくくなるためです（問50）。金額は、帳簿に合わせて税込みか税抜きにするのが基本ですが、書類に書かれた金額のままでも問題ないとされています（問57）。

前々年（基準期間）の売上高が5,000万円以下で、税務職員からのデータのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、この③は要りません（問19、施行規則4条1項・2項）。売上高は税抜きで、非課税の売上も含めて見ます。前々年がない開業1年目・2年目も同じ扱いです（問51）。

スマホだけで保存するとき・機種を替えるとき

スマホだけで仕事をしている場合も、要件は同じです（一問一答 問21）。国税庁は、スマホの中やクラウドに保存したデータに通し番号を付け、スマホの表計算アプリで索引簿を作るなどして探せるようにし、事務処理規程を定めて守る、という例を挙げています。保存に使うスマホがあれば、パソコン・画面の要件は満たしていることになり、プリンタは近くの有料プリンタなどですぐ印刷できればかまいません。

機種を替えるときは、新しいスマホなどにデータを移すか、古いスマホを保存期間のあいだ動く状態で残しておく、などの対応が必要とされています（問21）。データを移すときも改ざん防止の措置が要り、移すときの事務処理規程を定めて守る方法でもよいとされています（問102）。バックアップは要件ではありませんが、残しておくことが望まれています（問26）。

要件どおりにできないとき（猶予措置）

2024年1月1日以後の電子取引には、次の両方に当てはまれば、①〜③の要件にかかわらず、データを保存しておくだけでよい「猶予措置」があります（施行規則4条3項、一問一答 問93、パンフレット）。

• 要件どおりに保存できなかったことに、税務署長が「相当の理由」があると認めること。人手不足・システムを整える資金の不足・整備が間に合わないなども相当の理由に当たり、事前の届出は要りません。
• 税務調査のときに、データのダウンロードの求めと、データを印刷した紙の提示・提出の求めの両方に応じられること。

印刷した紙だけを残すことは、この措置でも認められません。データそのものを消さずに残すことが前提です（問93）。要件どおりに保存できる準備が整った後の取引には使えません（問94）。

フォルダの分け方の例

フォルダの分け方は決まっていません。国税庁の例は「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダです（一問一答 問19）。保存期間は年ごとに数えるので、年 → 渡した・受け取った → 月（または取引先）の順に分けると、探すのも、期限が過ぎた年を見分けるのも楽です。

2026年／渡した／2026-10／
　20261031_株式会社サンプル商事_110000.pdf
2026年／受け取った／2026-10／
　20261005_〇〇印刷株式会社_33000.pdf
2027年／…（同じ形）
事務処理規程（施行日を入れたもの）

渡した：請求書・領収書・見積書・納品書の控え
受け取った：経費の請求書・領収書

• 取引先ごとに分けるなら、取引先のフォルダの中は「日付_金額」のファイル名でもかまいません（問50）。
• やりとりの方法に応じて保存先が複数に分かれてもかまいませんが、どこに何があるか分かるようにしておきます。決まりなく散らばった状態は認められません（問32）。

紙をスキャンして捨てたいとき（スキャナ保存）

紙で受け取った請求書や領収書は、紙のまま保存すれば足ります。紙を捨ててデータだけにしたいときは、「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります（電子帳簿保存法4条3項、一問一答【スキャナ保存関係】問1）。スマホやデジタルカメラも「スキャナ」に含まれます（問5）。請求書・領収書の主な要件は次のとおりです（問10）。

見積書・注文書など、お金や物の流れに直結しない書類（一般書類）は、入力の期限がなく、グレースケール（白黒の濃淡）で読み取ってもよいなど、要件が一部軽くなります（問2・問10）。どの書類でも、電子取引のデータと違い、事務処理規程だけでは足りません（電子取引関係 問102）。要件を満たして読み取り、データと紙が同じかを確かめた後なら、紙はすぐ捨ててもよいとされています（問3）。期限を過ぎて読み取ったものは、紙も保存します（問24）。仕組みをそろえるのが難しいときは、紙のまま年・月ごとに保存するのが確実です。

消費税の面の保存（インボイス）

• インボイスを出す人：インボイス発行事業者は、交付したインボイスの写しと、データで渡したインボイスを保存します。期間は、交付した日（データなら渡した日）の属する課税期間の末日の翌日から2か月を過ぎた日から7年です（インボイス Q&A 問79）。データで渡したものは、データのまま（タイムスタンプや事務処理規程などの措置をして）か、紙に印刷して保存します（問81）。
• 仕入れ・経費の消費税を差し引く人：消費税の課税事業者が仕入税額控除を受けるには、決まった事項を書いた帳簿と、インボイスなどの請求書等の両方を保存するのが要件です（国税庁 No.6496・Q&A 問84）。請求書等も7年で、6年目と7年目は、帳簿か請求書等のどちらか一方を保存すればよいとされています（No.6496）。
• 帳簿だけでよい取引：3万円未満の電車・バスなどの運賃などです。基準期間の課税売上高が1億円以下などの事業者は、2029年9月30日までの税込1万円未満の仕入れも帳簿だけでよい特例があります（No.6496、インボイスの少額特例（1万円未満））。

消費税の面で7年になるのは、課税事業者が仕入税額控除のために残す請求書等と、インボイス発行事業者が出したインボイスの写しです。どちらにも当たらない人は、上の表の所得税の期間で保存します（国税庁のチラシ）。消費税の数え始めは所得税（翌年3月16日）より早いので、個人事業主なら、所得税の数え方で7年残しておけば、消費税の7年も満たせます。インボイスに書くことはインボイスの書き方と記載事項へ。

pencho で作った書類の控え

pencho の PDF の再ダウンロードは、発行から無料プランは30日、PRO は12か月までです（期限内に PRO にすると、発行から12か月まで延びます）。これは法律の保存期間とは別のもので、期限を過ぎた PDF は作り直せません（発行履歴は残ります）。pencho は保存期間のあいだ控えを預かるサービスではないので、発行したら PDF をご自身の端末やクラウドに保存してください。発行履歴には、期限まで7日以内の書類があると件数が出ます。

ダウンロードした PDF のファイル名は「請求書_I-202610-0001_株式会社〇〇.pdf」（書類の種類・番号・宛名）の形です。日付と金額でも探したいときは、保存するときに「日付_取引先_金額」に付け直すか、次の CSV を索引簿のもとにしてください。

• 発行履歴の CSV：発行履歴の「CSV を書き出す」→「発行履歴の一覧（1書類1行）」は無料プランでも使えます。書類の種類・番号・書類の日付・宛名・件名・税抜合計・消費税・税込合計などが並び、月の範囲で絞り込めます。取消した書類も「取消」として入ります。明細付き（1明細1行）は PRO の機能です。
• データの書き出し（ZIP）：マイページの「すべてのデータを保存（ZIP）」で、発行履歴の一覧・再ダウンロード期限内の PDF・印影などをまとめて端末に保存できます（無料プランでも使えます）。期限を過ぎた PDF は入りません。

QR で渡した PDF は、お客さんの画面で24時間受け取れるので、事業者のお客さんにはその場で保存してもらいましょう。事務処理規程やファイル名・フォルダの整理は、保存するご自身の側で行ってください。作成とプレビューは登録なしででき、PDF の発行は4書類の合計で月3件まで無料、PRO（月480円・年4,800円）なら上限はありません。

この記事は国税庁などの公開情報にもとづく一般的な説明です。個別の保存のしかたや取引の判断は、税務署・税理士にご確認ください。

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この記事は、pencho（運営：合同会社イマジネイティブ・アンダーバー）が、国税庁などの公開情報をもとにまとめた一般的な説明です。個別の取引の税務の判断は、税務署や税理士にご確認ください。執筆：pencho 編集部（運営責任者 由良 貴紀、運営者について）。