請求書の原本は必要？PDF との違いと、紙の原本を求められたとき

2026年10月24日 更新（2026年10月9日 公開）

PDF の請求書を作る

「請求書の原本を送ってください」と言われて、PDF ではだめなのかと迷うことがあります。請求書の書き方や渡し方を一般に決めた法律はなく、PDF をメールで送るのも一般的です。インボイス（適格請求書）も、紙の代わりに PDF などの電子データで渡せると消費税法に定められています。それでも取引先の社内の手続きで紙を求められたら、発行した PDF を番号・日付・金額を変えずに印刷して郵送し、送付状に「PDF でお送りした請求書の原本です」と書いて二重払いを防ぎます。PDF で送った分の控えはデータのまま残します。紙で渡す領収書には収入印紙が要ることがある点が、PDF との大きな違いです。

PDF で送った請求書も、請求書として使える

請求書は、何の代金を、いつまでに、どこへ払ってほしいかを伝える書類です。書き方や渡し方を一般に決めた法律はなく、紙でも PDF でも、取引先が内容を確かめて支払いの手続きができれば役目を果たします。請求書を出すことが法律で義務になる場面は限られていて、請求書・領収書の発行は義務？にまとめています。

インボイスに登録している人（インボイス発行事業者）は、課税事業者の取引先から求められたらインボイスを交付しなければなりませんが、紙の交付に代えて、同じ記載事項を記録した電子データを渡すこともできます（消費税法 第57条の4第1項・第5項）。国税庁は、電子データの渡し方の例として、次のものを挙げています（インボイス Q&A（令和8年5月改訂）問31、消費税法基本通達 1-8-2）。

• 電子メールで送る（PDF を添付するなど）
• インターネット上のサイトを通じて渡す
• EDI（会社どうしで取引のデータをやりとりする仕組み）で渡す

電子データに記録する内容は、紙のインボイスと同じ6つの記載事項です（問64。書き方はインボイスの書き方と記載事項）。紙で渡すか電子データで渡すかは、インボイス発行事業者が取引先との関係などを踏まえて判断することとされています（問24-4）。取引先が紙で受け取る決まりにしていることもあるので、はじめての取引先には、最初に受け取り方を聞いておくと行き違いがありません（聞き方の例文は請求書を送るメール・LINE の例文）。

「原本」「控え」「写し」とは

請求書の「原本」は法律で決まった言葉ではありませんが、一般に、作った人が相手に渡すために作った書類そのものを指します。PDF で送ったなら、送ったデータそのものが請求書です。よく使う言葉は、一般に次のように使い分けられています。

インボイスの「写し」は、渡した書類を複写したものに限らず、記載事項が確かめられる一覧表や明細表でもよいとされています（インボイス Q&A 問78）。また国税庁は、ある契約の文書についての印紙税の解説で、請求書や領収書を FAX や電子メールで受け取った側が印刷した紙は、コピーと同じものだとしています（国税庁の解説（コミットメントライン契約の文書）問2）。取引先から「原本を」と言われたら、こちらが作って渡す紙の請求書を求められていると考えて、何が要るのかを確かめます。

渡し方ごとに、残すものが変わる

PDF をメールなどでやりとりすることを、電子帳簿保存法では「電子取引」といい、受け取った側だけでなく送った側も、そのデータを保存しなければなりません（電子帳簿保存法 第2条第5号・第7条、電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問1・問30）。紙で渡したか、PDF で渡したか、両方かで、残すものは次のように変わります。

出典：一問一答【電子取引関係】問4・問5・問16・問31、一問一答【帳簿書類関係】問24・問25、インボイス Q&A 問80。データを要件どおりに残したうえで、整理のために印刷して綴じるのはかまいません（問31）。消費税の面だけなら、PDF で受け取ったインボイスを印刷した紙でも仕入税額控除の要件を満たし（問85）、PDF で渡した側も控えを印刷して残せますが（問81）、所得税・法人税の面ではデータが要るので、PDF は消さずに残します。インボイスの写しの保存期間は7年です（問79）。保存期間の早見表、ファイル名の付け方、事務処理規程、スキャナ保存の要件は請求書・領収書の保存期間と PDF の保存にまとめています。

紙の原本を求められたとき

取引先の社内の手続き（紙で回して承認する、など）で、紙の請求書を求められることがあります。そのときは新しく作り直さず、すでに送った請求書と同じものを紙で渡します。流れは次のとおりです。

まず、何が要るかを確かめる

「原本」と言われても、紙でないと処理できないのか、送り先はどこか、押印が要るのかは、取引先によって違います。送る前に聞いておくと、送り直しが減ります。

株式会社サンプル商事
経理部 山田様

いつもお世話になっております。〇〇デザインの佐藤です。
10月31日にPDFでお送りした請求書（No.I-202610-0001、33,000円）について、紙の原本のご依頼をいただき、ありがとうございます。
同じ請求書を印刷して郵送いたします。念のため、次の点を教えていただけますでしょうか。

・送り先（ご住所・部署・ご担当者様）
・必要な部数
・押印の要否

PDFでお送りしたものと同じ番号・同じ内容の請求書ですので、お支払いは1回分です。
どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇デザイン 佐藤 花子
TEL 090-0000-0000

印刷して郵送する

• PDF をそのまま印刷する：番号・請求日・金額・宛名は PDF と同じにします。新しい番号や、郵送する日の日付で作り直すと、別の請求書に見え、取引先で2件の請求として処理されるおそれがあります。請求書の日付の考え方は請求書の日付はいつにする？へ。
• 手書きで書き足さない：「原本」などの説明は、請求書ではなく送付状に書きます。パソコンなどで作った請求書を印刷し、手書きで新しい情報を足して渡したものは、一貫して電子計算機で作ったものに当たらず、控えを書面で保存することになるからです（電子帳簿保存法一問一答【帳簿書類関係】問24）。
• 押印を頼まれたら：印刷した紙に印鑑を押して送るだけなら、ほかに書き足していない限り、押印していない状態のデータを控えにすることも認められています（同 問25）。押す位置は印鑑を押す位置へ。
• 郵便か信書便で送る：請求書は郵便法の「信書」に当たるので（総務省「信書のガイドライン」）、郵便（定形郵便・レターパックなど）か、国の許可を受けた信書便事業者で送ります。日本郵便のゆうパック・ゆうメール・ゆうパケット・クリックポストでは信書を送れません（日本郵便「信書の送付について」）。料金や送り方は請求書を郵送するとき、封筒の表と裏は封筒の書き方へ。

二重払い・二重計上を防ぐ送付状の書き方

PDF と紙の両方が届くと、取引先の経理が別々の請求と思って二重に処理してしまうことがあります。送付状とメールには、次の3つをはっきり書きます。

• いつ、PDF で何を送ったか（日付・番号・金額）
• 紙はその原本で、番号も内容も同じであること
• 支払いは1回分であること

さて、10月31日にPDFでお送りいたしました請求書（No. I-202610-0001、33,000円）の原本をお送りいたします。
PDFと同じ番号・同じ内容の請求書ですので、お支払いは1回分です。すでにお支払いのお手続きがお済みでしたら、改めてのお手続きは不要です。
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

記
・請求書（No. I-202610-0001・10月分）　1部
　（10月31日にPDFでお送りしたものの原本）
以上

日付・宛名・差出人・頭語と結語を含めた送付状の全体の形は送付状（添え状）の書き方へ。はじめから PDF と紙の両方で送ると決まっているなら、発行するときに請求書の備考に「本請求書は PDF と郵送の両方でお送りします。お支払いは1回分です。」と書いておく方法もあります。PDF と紙が同じ内容のまま、注意書きも残ります（備考の例文は請求書の備考欄の書き方）。

紙の原本を送るついでに、金額や宛名の誤りも直したいときは、それは原本ではなく訂正した請求書です。インボイスなら、修正したインボイスを交付しなければならず、もとのものと修正したものの両方の写しを保存します（消費税法 第57条の4第4項、インボイス Q&A 問32・問33）。訂正したものだと分かるように送り、直し方は請求書を間違えたときの直し方へ。

受け取った取引先は、どちらを残す？

国税庁の一問一答は、PDF などで受け取ったのと同じ内容の紙も受け取り、紙を正本として扱うことを社内などで決めているなら、紙の保存だけでよいとしています。ただし、PDF やメールの本文に紙を補う情報があるなど、内容が同じでないときは両方を保存します（一問一答【電子取引関係】問16）。送付状に「PDF と同じ内容」と書いておくと、取引先もどちらを残すか決めやすくなります。

送った側の控え

PDF をメールなどで送った時点で、その PDF は送った側もデータのまま保存する電子取引のデータです（一問一答【電子取引関係】問30）。紙をあとから郵送しても、PDF は消さずに残します。郵送した紙の控えは、PDF をそのまま印刷して印鑑を押しただけなら、見られる機器を備えるなどの要件を満たしたうえで、PDF のデータを控えにすることもでき（一問一答【帳簿書類関係】問25、インボイス Q&A 問80）、手書きで書き足したなら、その紙の写しを紙で残します（帳簿書類関係 問24）。

紙で渡す手間を、手数料にしてよい？

インボイスを電子データで渡すことにしている発行事業者が、紙を求めた取引先に印刷代などの実費の手数料を求めることは、書面を出す事務の費用として社会通念上相当な額なら、直ちに問題になるものではないとされています。ただし、取引上強い立場の側が著しく高い手数料を求めると、優越的地位の濫用として独占禁止法上の問題になるおそれがあります。受け取る手数料も売上なので、その分もインボイスの交付の対象になります（インボイス Q&A 問24-4）。求めるかどうかは、取引先と相談して決めます。

「原本が届くまで払えない」と言われたら

フリーランス法の対象の取引では、従業員を使う発注者は、請求書の提出の有無にかかわらず、成果物などを受け取った日から60日以内に定めた支払期日までに報酬を払う必要があるとされています。受注した人が請求書を出さないことは、支払いが遅れてもやむを得ない「受注した人の責めに帰すべき事由」には当たらないとも説明されています（公正取引委員会 フリーランス法 Q&A Q58）。紙の原本が支払期日に間に合いそうにないときは、期日どおりに払ってもらえるかを取引先に確かめておきましょう。決まりの全体はフリーランス法の7つの決まり、支払われないときは請求書を送ったのに支払われないときへ。

収入印紙：請求書は原則いらない、紙の領収書は要ることがある

印紙税がかかるのは、印紙税法の課税物件表に挙がっている20種類の文書です（国税庁 No.7100、印紙税法 第2条・別表第一）。請求書はこの中にないので、紙の原本を郵送しても、原則として収入印紙はいりません。

ただし、売掛金の請求書に「済」「了」と書き、それが代金を受け取ったことを示すと当事者の間で了解されているなら、その請求書は売上代金の受取書（第17号の1文書）に当たります（No.7100）。国税庁は、受け取ったことを証明するために請求書や納品書に「代済」「相済」「了」などと書いたものも受取書に当たるとしています（No.7105）。請求書と領収書を1枚にするときの書き方は請求書兼領収書の書き方へ。領収書は、紙で渡すか PDF で渡すかで扱いが分かれます。

電子データは印紙税のかかる「文書」に含まれないとされていて（国税庁 質疑応答事例「取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い」）、請求書や領収書を FAX や電子メールで出すだけなら、実際に文書を渡していないので印紙税はかからないとされています。一方、送ったあとに改めて正本となる紙を渡すと、その紙は課税文書になります（国税庁の解説（コミットメントライン契約の文書）問2）。売上代金で5万円以上の領収書を「紙の原本も郵送してほしい」と頼まれたら、紙のほうに印紙を貼ります。金額ごとの印紙の額、営業に関しない受取書が非課税になる場合、消費税を分けて書いたときの判定は領収書の収入印紙へ。

印鑑（押印）は必要？

押印についてのＱ＆Ａは、契約について、書面への押印は特段の定めがある場合を除き必要な要件とはされていない、としています（内閣府・法務省・経済産業省「押印についてのＱ＆Ａ」問1）。インボイスの記載事項にも押印はありません（消費税法 第57条の4第1項、インボイス Q&A 問54）。それでも、取引先の社内の決まりで押印のある原本を求められることはあるので、そのときは押して送ります。角印・丸印の違いと押す位置は請求書・領収書の印鑑はどこに押す？、PDF に印影を入れる方法は請求書の電子印鑑の作り方へ。

FAX・スキャンした請求書は？

• FAX で送ってから原本を郵送する：PDF のときと同じく、送付状に「FAX でお送りしたものの原本」「お支払いは1回分」と書きます。FAX の送付状の例は送付状の書き方へ。領収書なら、あとから渡す紙の正本に印紙が要ることがあるのも同じです（上の表）。
• データで受け取る FAX：紙に印刷せずにデータで受け取る FAX（ペーパーレス化された FAX 機能を持つ複合機）も電子取引に当たり、データで保存します（一問一答【電子取引関係】問2・問5）。
• 紙の請求書をスキャンした：紙で受け取った請求書は、紙のまま保存すれば足ります。スキャンして紙を捨てるには「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります（保存期間と PDF の保存）。

よくある間違い

pencho でできること

pencho は、請求書・領収書・見積書・納品書を PDF で発行するサービスです。発行した書類は内容を上書きできず、PDF の再ダウンロードの期限内（無料プランは発行から30日、PRO は12か月）なら、発行履歴の書類の画面の「PDFを準備する」で、発行したときと同じ PDF を何度でも取り直せます。番号・日付・金額が変わらないので、紙の原本を求められたら、取り直した PDF を「PDFを開く・印刷する」から印刷して使えます。白黒の「標準」の書式は、モノクロ印刷にも向く形にしています。

郵送するときは、発行後の画面の「郵送するなら：送付状を作る」か、発行履歴の書類の画面の「送付状を作る」で、その書類の宛名・差出人・番号を入れた A4 の送付状を PDF にできます。本文は書き直せるので、「10月31日にPDFでお送りいたしました請求書の原本をお送りいたします」のように書き足してください。送付状は保存されず、無料発行の件数にも数えません（無料プランでも使えます）。pencho は郵送や送信の代行はしないので、印刷と郵送はご自身で行います。

内容に誤りがあったときは、「訂正する」で同じ番号の訂正版（第2版〜第10版、訂正の理由は任意・200字まで）を発行でき、訂正は無料発行の件数に数えません。訂正版を出した書類の送付状では、同封する書類にはじめから「訂正版 第N版」と入ります。期限を過ぎた PDF は作り直さないので、発行したら PDF をご自身の端末やクラウドに保存してください。作成とプレビューは登録なしででき、PDF の発行は4書類の合計で月3件まで無料、PRO（月480円・年4,800円）なら上限はありません。

この記事は、国税庁・e-Gov 法令検索・公正取引委員会・日本郵便などの公開情報にもとづく一般的な説明です。個別の取引や保存のしかたの判断は税務署・税理士に、支払いや契約のトラブルは弁護士などにご確認ください。

関連するガイド

• 屋号は決めないとダメ？本名でいい理由と、決めるときの注意
• 領収書の書き方：宛名・日付・金額・但し書きの記入例
• 領収書アプリは必要？電子領収書の出し方・渡し方・残し方
• 請求書兼領収書の書き方：使える場面・見本・収入印紙
• 領収書の但し書きの書き方と例文（業種別50例）
• 見積書の書き方：記入例と有効期限・見積条件の例
• 見積書の効力と有効期限：出した金額に縛られる？
• 納品書の書き方：項目と記入例
• 書き方ガイドの一覧へ

この記事は、pencho（運営：合同会社イマジネイティブ・アンダーバー）が、国税庁などの公開情報をもとにまとめた一般的な説明です。個別の取引の税務の判断は、税務署や税理士にご確認ください。執筆：pencho 編集部（運営責任者 由良 貴紀、運営者について）。