領収書アプリは必要？電子領収書の出し方・渡し方・残し方
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結論：領収書をスマホで出すのに、専用のアプリは必ずしも要りません。ブラウザで作った PDF を、メール・LINE・QR コードなどで渡せます。払う人は紙の代わりに電子データの領収書を求めることができ（民法486条2項）、電子で渡す領収書には収入印紙は不要とされています。そのかわり、渡した控えは紙に印刷するだけでなく、データのまま保存しておく必要があります。
- 代金を受け取ったら宛名・日付・金額・但し書き・発行者を入れて PDF にする（領収書の書き方）
- その場で渡すQR コードをお客さんのカメラで読んでもらう。相手が iPhone なら AirDrop も
- あとで送るメールや LINE に PDF を添付する
- 渡したらPDF の控えを、ファイル名に日付・相手・金額を入れて保存する
- 紙を求められたら印刷して渡す（5万円以上なら収入印紙を貼る）
電子の領収書（PDF・メール・LINE・QR）は有効？
「電子領収書」は法律の用語ではなく、一般に、PDF などのデータで渡す領収書のことをいいます。国税庁の電子帳簿保存法の一問一答でも、「電子請求書や電子領収書」の受け渡しを取り上げています（国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月）問5）。
民法では、お金を払う人は、払うのと引き換えに、受け取る人に領収書（受取証書）を求めることができます。さらに、紙の領収書の代わりに、その内容を記録した電子データ（電磁的記録）を求めることもできます。ただし、受け取る人（領収書を出す側）に不相当な負担をかける場合は別です（民法 第486条）。この第2項は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律による改正で加わり、2021年9月1日から施行されています（e-Gov 法令検索の改正履歴で確認）。
| 場面 | 考え方 |
|---|---|
| 払う人が「PDF でほしい」と言った | 電子データで渡せる（民法486条2項） |
| 払う人が「紙でほしい」と言った | 払う人は領収書（受取証書）を求めることができる（同条1項）。紙で渡す |
| インボイスとして渡したい | 電子データでもインボイスとして渡せる（インボイス Q&A 問31） |
インボイスは紙の代わりに電子データで渡せ（国税庁 インボイス Q&A（令和8年5月改訂）問31）、決まった項目がそろっていれば、領収書という名前の書類でもインボイスになります（国税庁 インボイス制度について）。
ただし、お客さんの会社の経費精算のルールで紙を求められることもあるので、会社に出すお客さんには PDF でよいかをひと言確かめると安心です。領収書を出す義務そのものは請求書・領収書の発行は義務？へ。
アプリ・ブラウザ・会計ソフト・テンプレートの違い
領収書を電子で出す方法は、大きく4つの型に分かれます。ほかの会社の製品の機能や料金は変わるため、ここでは型ごとの一般的な違いだけを比べます。
| 型 | 向いている人 | 気をつけること |
|---|---|---|
| スマホのアプリ（ストアから入れる） | 毎日のように出す・決まった端末で使う | 入れる手間と更新が要る。データを端末に置く型は、機種変更のときに引き継ぎが要ることがある |
| ブラウザで使う Web サービス | たまに・その場で出したい。スマホとパソコンの両方で使いたい | 発行には通信が要る。控えを再ダウンロードできる期間はサービスごとに違う |
| 会計ソフトの領収書の機能 | 帳簿づけや確定申告までまとめたい | はじめの設定が要る。有料のプランが中心 |
| 表計算ソフトのテンプレート | パソコンで作る・枚数が少ない | 番号・計算・控えの管理は自分で。スマホでは編集しにくいことがある |
請求書も含めた作り方の比較は請求書の作り方を比較、アプリを入れずにスマホで作って送る手順は請求書・領収書はアプリなしで作れるへ。
選ぶときに確かめること
| 確かめること | 見るところ |
|---|---|
| 発行する枚数 | 月に数枚なら、テンプレートやブラウザのサービスで足りることが多い。毎日なら、入力の速さと一覧の見やすさ |
| 渡し方 | その場で渡すなら QR や AirDrop、あとで送るならメール・LINE に PDF を添付できるか |
| インボイス | 登録番号と、税率ごとの合計・消費税額を載せられるか |
| 控えの保存 | 控えがどこに、いつまで残るか。PDF を自分の端末やクラウドに保存できるか |
| 端末を替えたとき | 控えが端末の中だけにあるか、ログインすれば別の端末でも見られるか |
渡し方ごとの手順と注意
| 渡し方 | 向いている場面 | 気をつけること |
|---|---|---|
| メールに添付 | 会社の経費で精算するお客さん・あとで送る | 宛先の打ち間違い。件名で何の領収書か分かるように |
| LINE で送る | 連絡先を交換している個人のお客さん | トークに残すだけでなく、端末にも保存してもらう |
| QR コードで渡す | 連絡先を交換しない、その場のお客さん | 読んだその場で PDF を保存してもらう |
| AirDrop | 目の前の相手が iPhone・iPad・Mac | 相手の受信の設定によっては、相手が表示されない |
| 印刷して紙で | 紙を求められた | 5万円以上なら収入印紙が必要 |
メールで送る
PDF をスマホの共有メニューからメールに添付します。件名に「領収書」といつのお支払いかを、本文に金額・但し書き・番号を書いておくと、相手があとで探しやすくなります。
件名：領収書の送付（10月21日お支払い分）〇〇デザイン
山田様 本日はお支払いいただき、ありがとうございました。 領収書を PDF でお送りします。 ・領収書番号：R-202610-0012 ・金額：33,000円（税込） ・但し書き：ホームページ制作代として 紙の領収書が必要な場合は、お知らせください。 〇〇デザイン 佐藤
LINE で送る
LINE には件名がないので、1行目に用件を書き、PDF を一緒に送ります（文面の例はほかに請求書を送るメール・LINE の例文も）。
件名：（LINE では件名なし）
山田さん、本日はありがとうございました。〇〇デザインの佐藤です。 領収書（PDF）をお送りします。 金額：33,000円（税込） お手数ですが、PDF は端末にも保存しておいてください。
QR コード・AirDrop でその場で渡す
連絡先を交換しないお客さんには、画面に出した QR コードをお客さんのカメラで読んでもらい、開いた PDF をその場で保存してもらいます（理由は下の「受け取った側は」）。相手が iPhone などなら AirDrop でも送れますが、相手の受信の設定によっては相手が表示されないので、そのときは QR に切り替えましょう。
印刷して紙で渡す
紙で渡す領収書は、売上代金で5万円以上なら収入印紙が必要です（国税庁 No.7105）。手書きで渡すときは手書きの領収書をインボイスにする書き方へ。
収入印紙：電子で渡すなら不要とされる
国税庁は、印紙税がかかるのは課税物件表に載っている「文書」で、メールで送った電子データ（電磁的記録）は文書に含まれないため課税されない、としています（国税庁 質疑応答事例「取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い」）。
領収書についても、別の取引の説明の中で、電子メールで出す場合は文書が交付されないので印紙税はかからず、受け取った人が印刷した文書もコピーと同じで課税文書として扱わない、としています。ただし、送ったあとに改めて紙の正本を渡すと、その紙は課税文書になります（国税庁「コミットメントライン契約に関して作成する文書に対する印紙税の取扱い」問2）。
| 渡し方 | 収入印紙（売上代金で5万円以上のとき） |
|---|---|
| PDF をメール・LINE で送る | 不要とされています |
| QR・AirDrop で PDF を渡す | 電子データなので、一般に不要と考えられます |
| 受け取った人が PDF を印刷 | コピーと同じで、課税文書として扱われません |
| 印刷して手渡し | 必要です |
| PDF を送ったあと紙も渡す | 紙のほうに必要です |
金額ごとの印紙の額や、消費税を分けて書いたときの判断は、領収書の収入印紙にまとめています。
控えの保存：PDF のまま残す（電子帳簿保存法）
事業をしている人は、受け取った領収書や、相手に渡した領収書の控えを保存します。電子データで受け渡しした場合（電子取引）は、そのデータを保存しなければなりません（一問一答 問1）。メールの添付やホームページからのダウンロードは電子取引に当たるとされ（問2・問5）、QR や AirDrop で渡した場合も、一般に同じように考えられます。
紙に印刷して保存するだけでは足りない
データを印刷した紙で保存する扱いは令和3年度の税制改正でなくなり（問5）、2024年1月1日以後の電子取引では、データの代わりに印刷した紙で保存することは認められないとされています（問29）。データを保存したうえで、整理のために印刷して綴じるのはかまいません（問31）。消費税（インボイス）の面だけなら紙に印刷した保存も認められていますが（インボイス Q&A 問81）、所得税・法人税の面ではデータが必要なので、PDF は消さずに残しましょう。
小さな事業者の保存のしかた（国税庁の例）
特別なソフトを使っていない個人事業主なら、次のように保存すれば要件を満たすとされています（一問一答 問19）。
- ファイル名に、日付・取引先・金額を決まった順で入れる（例：「20261021_株式会社〇〇_33000.pdf」）。
- 取引先ごと・月ごとなどのフォルダに分けて入れる。
- 訂正や削除を防ぐための事務処理規程を定めて、そのとおりに運用する（国税庁 規程のサンプル（個人事業者の例））。
前々年（基準期間）の売上高が5,000万円以下で、税務署の職員から求められたときにデータを渡せるようにしていれば、1は不要とされています（問19）。スマホだけで仕事をしている場合も同じような対応が必要です（問21）。保存期間は、個人事業主なら5年か7年です（問17。請求書・領収書の保存期間）。
受け取った側（お客さん）は
事業者のお客さんは、受け取った PDF をデータのまま保存します。メールなら添付ファイルを保存すれば足ります（問6）。QR やリンクで受け取る場合、国税庁は、サイトで領収書のデータを確認できるようになった時点で受け取ったことになり、ダウンロードしなければ保存しなくてよいわけではないとしています（問44）。受け取りのページに期限があるなら、なおさらその場での保存が大切です。同じ内容の紙と PDF を両方受け取り、紙を正本とすると決めていれば、紙の保存だけで足りるとされています（問16）。
改ざん・なりすましが心配なとき
PDF は、受け取った人が書き換えることも技術的にはできますし、同じ PDF を何度でも転送・印刷できます。完全に防ぐことは難しいですが、次のようにしておくと、問い合わせがあったときに確かめられます。
| 心配なこと | しておくこと |
|---|---|
| 金額・宛名の書き換え | 発行番号を付け、渡した PDF の控えを残す。問い合わせがあれば控えと照らし合わせる（番号の付け方） |
| 二重に使われる | 同じ支払いに出す領収書は1つの番号だけに。出し直すときは「再発行」と書き、番号・金額は元と同じにする |
| 訂正したとき | 直したものだと分かる形で出し直し、前のものは使わないよう伝える（領収書を書き間違えたら） |
| なりすまし | 連絡先を載せ、相手が確かめられるようにする。印影の画像は見た目を整えるもので、本人の証明にはならない（電子印鑑の作り方と注意） |
電子帳簿保存法では、保存するデータに、タイムスタンプ・訂正削除の記録が残るシステム・事務処理規程などのどれかの改ざん防止の措置が求められます（一問一答 問30）。記録が残るシステムによる措置は、保存だけでなく受け渡しもそのシステムの中で行う場合に限られるとされているので（問43）、メールや LINE で渡すことが多いなら、上の事務処理規程の方法が手軽です。
「紙でほしい」「もう一度ほしい」と言われたら
- 紙でほしい：民法では、紙の代わりに電子データを求めるかどうかは、払う人が決める形になっています（第486条）。紙を求められたら、PDF を印刷するか手書きで渡しましょう。売上代金で5万円以上なら収入印紙を貼ります。
- PDF のあとに紙も：紙のほうには、5万円以上なら収入印紙が必要です。PDF と同じ番号・同じ内容にして、どちらを正式なものとして扱うかを相手と決めておくと、二重に使われる心配が減ります。
- なくしたので、もう一度：PDF で渡していたなら、同じ PDF を送り直せば済みます。紙で出し直すなら「再発行」と書きます（領収書の再発行を頼まれたら）。
- 宛名を変えてほしい：内容を変えるのは再発行ではなく訂正です。前の領収書を使わないことを確かめたうえで、直したものを渡します。
pencho でできること
pencho は、スマホやパソコンのブラウザで使う Web サービスで、アプリのインストールは要りません。作成とプレビューは登録なしで使え、PDF の発行はメールアドレスか Google でログインして、請求書・領収書・見積書・納品書の合計で月3件まで無料です。PRO（月480円・年4,800円）は発行数の上限がありません。
- 渡し方：発行後の画面の「QR で渡す」で、お客さんはカメラで読むだけで PDF を受け取れます（アプリ・ログイン不要。QR は24時間で使えなくなり、いつでも止められます。QR で渡す）。PDF はスマホの共有から LINE・メールにも添付できます。pencho から相手に直接メールを送ることはしません。
- 書類：宛名なしで出せるレシート型は「シンプルレシート」が無料、「すっきりレシート」「ギザギザレシート」は PRO です。インボイスの登録番号と税率ごとの消費税、印鑑の写真の透過や丸印・角印の作成にも対応しています。
- 控え：発行した書類は発行履歴に残り、訂正・取消ができます（訂正は件数に数えません）。PDF の再ダウンロードは無料プランが発行から30日、PRO が12か月までです。
再ダウンロードの期限は、法律の保存期間（5年・7年）とは別のものです。渡した PDF はご自身の端末やクラウドにも保存し、上の保存のしかたで整えてください。
この記事は一般的な説明です。個別の取引や保存のしかたで迷うときは、税務署・税理士・弁護士にご相談ください。
よくある質問
PDF やメールで渡す領収書は有効？
払う人は、紙の領収書の代わりに、その内容を記録した電子データを求めることができます（民法486条2項）。税の上でも、電子で受け渡しした領収書は、保存が必要な取引の記録として扱われます。
領収書を出すのにアプリは必要？
必要ありません。ブラウザで使う Web サービスや表計算ソフトのテンプレートでも、PDF の領収書を作ってメールや LINE などで渡せます。毎日のように出すならアプリ、帳簿づけまでまとめたいなら会計ソフトが向くこともあります。
電子領収書に収入印紙は必要？
不要とされています。印紙税がかかるのは紙の文書で、電子データ（電磁的記録）は文書に含まれないためです。紙に印刷して渡すなら、売上代金で5万円以上のとき収入印紙が必要です。
PDF で渡した領収書の控えは、印刷して保存すればいい？
いいえ。所得税・法人税の上では、2024年1月1日以後の電子取引について、データの代わりに印刷した紙だけで保存することは認められていません。PDF のまま保存しましょう。
お客さんに「紙の領収書がほしい」と言われたら？
紙で渡しましょう。PDF を印刷するか、手書きで出します。売上代金で5万円以上なら収入印紙が必要で、PDF を送ったあとに紙も渡す場合は、紙のほうに収入印紙を貼ります。
スマホで、その場で作って PDF で送れます。アプリ不要。作成とプレビューは登録なしで使えます。
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