請求書番号の付け方：例と注意点（欠番・重複・訂正）

2026年10月22日 更新（2026年9月30日 公開）

請求書をスマホで作る

請求書番号は、出した請求書を1枚ずつ見分けるための番号です。法律で付けることが決まっているわけではなく、インボイス（適格請求書）の記載事項にも入っていません。それでも番号があれば「No.I-202610-0001 の件」のひと言で請求書が決まり、納品書との結び付け、訂正や再請求、入金の確認、PDF の整理が楽になります。付け方は自由で、大事なのは「同じ番号を2回使わない」「決めた形と桁数を続ける」の2つです。書き損じや取消で番号が飛んでもかまいませんが、理由は記録しておきます。

請求書番号は法律で必要？

インボイスに書く事項は、①発行者の名前と登録番号、②取引の年月日、③取引の内容、④税率ごとの合計と税率、⑤税率ごとの消費税額、⑥相手の名前の6つで、請求書番号は入っていません（消費税法57条の4第1項、国税庁 インボイス Q&A（令和8年5月改訂）問25）。様式も決まっておらず、記載事項がそろっていれば書類の名前も問われません（消費税法基本通達1-8-1）。

なお、法律ではなくデータの形の決まりですが、デジタル庁が管理する電子インボイスの標準仕様（JP PINT）では、請求書番号は必ず入れる項目です（デジタル庁「JP PINT」、JP PINT の Invoice number）。

番号があると助かる場面

国税庁の Q&A の例でも、番号は書類どうしの関係を示すのに使われています。委託販売で受託者が渡す精算書に「請求書№00111」と書き、買い手に渡した請求書との関係をはっきりさせる例（問48）や、2か月分をまとめて再発行した請求書に、元の「No.1234（4月分）」「No.2345（5月分）」を書く例（問49-2）があります。

付け方の型（例と向く人）

よく使われる付け方は次のとおりです。どれを選んでもかまいません。

迷ったら、4の「書類の頭文字＋年月＋連番」か、2の「年＋通し番号」が扱いやすいでしょう。番号から取引の数を知られたくないなら、1の通し番号は避け、年月を入れた形にします。

桁数の決め方

1か月（年で区切るなら1年）に出す枚数の最大より、1桁多くしておくと安心です。足りない桁は頭に0を付けてそろえます。

• 月に多くて20枚 → 年月＋3桁（202610-001〜202610-999）
• 年に多くて300枚 → 年＋4桁（2026-0001〜2026-9999）
• 取引先ごとに年に多くて30枚 → 取引先コード＋年＋3桁（SMP-2026-001〜SMP-2026-999）

桁がそろっていないと、Excel などで文字として並べ替えたときに「1000」が「200」より前に来るなど、順番が崩れます。途中で桁を増やすと前後の番号の並びが合わなくなるので、最初に少し余裕を持たせておきます。

年・月の切り替えと、どの日付で数えるか

• 年月を入れるなら：請求日の年月にするか、作った日の年月にするかを決めておきます。請求日にそろえると、番号と日付が食い違わず分かりやすくなります（請求日の決め方は請求書の日付はいつにする？）。
• 年で区切るなら：1月に0001へ戻すのが一般的です。個人事業主の所得税は1月〜12月で区切るので、年ごとの控えの整理とそろいます。会社なら事業年度で区切る方法もあります。
• 年月で区切るなら：月の初めに001へ戻ります。年月の部分があるので、ほかの月の番号と重なりません。

使う文字

• 半角の英数字とハイフン（-）にそろえます。全角と半角が混ざると、検索で見つからない原因になります。
• 「/」「:」「*」「?」など、パソコンのファイル名に使えない記号は避けます。PDF のファイル名に番号を入れるときに困りません。

見積書・納品書・領収書と番号を結び付ける

1つの取引で何枚も書類を出すときは、番号で書類どうしをつないでおくと、取引先も自分も照らし合わせやすくなります。方法は3つです。

• 書類の種類ごとに連番を付け、頭文字で分ける（E-…・D-…・I-…・R-…）
• 案件番号を共通にして、頭文字だけ変える（2026-031-E・2026-031-I）
• あとから出す書類に、前の書類の番号を書く（「お見積書 No.E-202610-0003 のとおり」）

見積書・納品書・領収書の番号の書き方は、見積書の書き方・納品書の書き方・領収書の書き方へ。領収書に請求書の番号を書く決まりはありませんが、振込でもらった代金の領収書を求められたときは、備考に書いておくとどの請求の支払いかが分かります。

月まとめの請求書に、納品書の番号を並べる

国税庁は、請求書に納品書の番号を書くなど、書類どうしの関係がはっきりした方法で渡していれば、請求書と納品書の全体でインボイスの記載事項を満たせるとしています。例では、月まとめの請求書に「納品書番号」と金額を並べています（問65・問67、基通1-8-1）。

請求書　No.I-202610-0004
株式会社サンプル商事 御中
2026年10月31日
10月分（10/1〜10/31）

納品書の番号　　　　金額（税込）
No.D-202610-0005　　33,000円
No.D-202610-0008　　22,000円
No.D-202610-0011　　55,000円

合計　110,000円（10%対象・うち消費税 10,000円）

検算：33,000＋22,000＋55,000＝110,000円。税込 110,000円の10%対象なら、消費税は 110,000 × 10/110 ＝ 10,000円です。請求書と納品書のどちらに登録番号や税率ごとの消費税を書くかはインボイスの書き方と記載事項、1枚にまとめるなら納品書兼請求書の書き方へ。

欠番・重複・取消のときの扱い

番号はインボイスの記載事項にも、電子帳簿保存法の検索の条件にも入っていないので、番号が飛んでも、それだけで記載事項や要件を欠くことにはなりません。ただ、あとで見返したときや取引先に聞かれたときに理由が分かるよう、使わなかった番号の記録は残しておきます。

番号の台帳を付けておく

出した番号を一覧にした台帳を作っておくと、欠番の理由も、次に使う番号もすぐ分かります。日付・金額・取引先も書いておけば、PDF で送った請求書を探すための索引簿にもなります（下の「電子帳簿保存法と番号」）。

I-202610-0001｜20261031｜63008｜株式会社サンプル商事
I-202610-0002｜20261031｜110000｜〇〇企画
I-202610-0003｜（書き損じ。0004 で作り直し）
I-202610-0004｜20261031｜33000｜△△商店
I-202611-0001｜20261105｜22000｜〇〇企画｜取消（二重に作成）

訂正・再発行・返品のときの番号

インボイスに誤りがあれば、修正したものを渡す義務があります（消費税法57条の4第4項）。国税庁は直し方の例として「全部を書き直す」と「元のものとの関連性を明らかにし、直した所を示す」を挙げています（問33）。直し方と連絡の例文は請求書を間違えたときの直し方、再発行は領収書の再発行を頼まれたら、再請求は再請求書の書き方、返品・値引きは返還インボイスの書き方へ。

電子帳簿保存法と番号（検索の条件と索引簿）

メールなどで PDF をやりとりした請求書（電子取引）は、データのまま保存し、あとで探せるようにしておきます。探す条件として決まっているのは「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」の3つで、請求書番号は入っていません（電子帳簿保存法施行規則2条6項5号・4条1項、電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月）問50）。

ただし、番号は探す仕組みづくりに使えます。国税庁は、特別なソフトがなくても、次のような方法で足りる例を挙げています（問19・問50）。

• ファイル名に「日付_取引先_金額」を決まった順で入れる（例：20261031_株式会社サンプル商事_63008.pdf）。税務職員からデータのダウンロードを求められたら応じられるようにしておくことが前提です
• ファイル名に通し番号（連番）を付け、Excel などの表（索引簿）に番号・日付・金額・取引先を書く。表の絞り込みで、日付や金額の範囲を指定したり、2つ以上の項目を組み合わせたりして探せるようにする

2つ目の通し番号に請求書番号をそのまま使い、PDF のファイル名に番号を入れておけば、上の台帳がそのまま索引簿になります。国税庁の索引簿の作成例も「連番・日付・金額・取引先・備考」の列です（国税庁「各種規程等のサンプル」の索引簿の作成例）。スマホだけで仕事をしている場合も、通し番号を付けて保存し、表計算アプリで索引簿を作る例が示されています（問21）。

前々年の売上高が5,000万円以下で、税務職員からデータのダウンロードを求められたときに応じられるようにしていれば、この探す仕組みは要りません（問19）。改ざんを防ぐ事務処理規程など、ほかの要件は別に必要です。保存期間と事務処理規程は請求書・領収書の保存期間と PDF の保存へ。

ほかの方法から乗り換えるとき（今までの番号を続ける）

Excel や手書き、ほかのサービスから乗り換えても、番号は続けられます。次の順で進めると、重なりや抜けを防げます。

同じ月に前の方法と新しい方法の両方で出すと、年月入りの番号が重なりやすくなります。月の途中で切り替えるなら、その月の残りは番号を自分で入れて続け、翌月から新しい付け方にする方法もあります。台帳に「〇月〇日から新しい方法」と書いておくと、あとで見返したときに分かります。

pencho の番号の付き方

pencho では、「そのほかの設定」の書類番号の欄を空欄のまま発行すると、「I-202610-0001」の形で番号が自動で付きます。先頭は書類の種類（請求書 I・領収書 R・見積書 E・納品書 D）、真ん中は発行した時点（日本時間）の年月、最後はその月の連番4桁で、種類ごと・月ごとに0001から始まります。年月は書類の日付ではなく発行した日の年月なので、10月31日付の請求書を11月2日に発行すると「I-202611-…」になります。書類の日付の年月にそろえたいときや、今までの番号を続けたいときは、欄に自分で番号を入れます（30文字まで）。自動の番号の形や始まりの番号を変える設定はないので、続けるときは発行のたびに入れてください。月の途中で乗り換え、前の方法でも同じ形の番号を使っていたなら、その月は自分で入れるのが確実です。

同じ種類の書類で使った番号（取り消した書類の番号も）は「この番号は既に使われています」と断られます。種類が違えば同じ番号も使えます。自動の番号は、自分で入れた番号と重なるときは飛ばして次へ進み、発行の途中で PDF の作成に失敗したときなども1つ飛ぶことがあります。訂正は同じ番号の訂正版（第10版まで、無料発行の件数に数えません）で、PRO の複製・変換で作った書類には新しい番号が付きます。見積書から変換した請求書は発行履歴の「関連する書類」でつながりますが、PDF に元の書類の番号は自動では入らないので、備考に「お見積書 No.E-202610-0003 のとおり」のように書いてください。

番号は PDF に「No. I-202610-0001」と載り、ダウンロードした PDF のファイル名（請求書_番号_宛名.pdf）と、コピーして使う送付文面の件名・本文にも入ります。発行履歴では宛名か番号の一部で検索でき、発行履歴の CSV（1書類1行、無料プランでも使えます）には番号・状態（発行済み・取消）・書類の日付・宛名・金額が並ぶので、台帳や索引簿のもとにできます。作成とプレビューは登録なしででき、PDF の発行は4書類の合計で月3件まで無料、PRO（月480円・年4,800円）なら上限はありません。

この記事は国税庁・デジタル庁などの公開情報にもとづく一般的な説明です。個別の取引や保存のしかたの判断は、税務署・税理士にご確認ください。

関連するガイド

• 請求書の件名の書き方と例：業種別の例文と明細との書き分け
• 請求書の備考欄の書き方と例文30：書かないほうがよいことも
• 請求書の日付はいつにする？請求日・取引日・支払期限の書き方と記入例
• 請求書・領収書の発行は義務？法律の決まりと場面別の早見表
• 屋号なしの請求書の書き方と記入例（屋号があるときの並べ方も）
• 請求書の振込先の書き方：記入例と名義カナ・ゆうちょ銀行の店名
• 請求書・見積書の値引きの書き方：3つの記入例と消費税の計算
• 請求書に自宅の住所を載せたくないとき：書き方と記入例
• 書き方ガイドの一覧へ

この記事は、pencho（運営：合同会社イマジネイティブ・アンダーバー）が、国税庁などの公開情報をもとにまとめた一般的な説明です。個別の取引の税務の判断は、税務署や税理士にご確認ください。執筆：pencho 編集部（運営責任者 由良 貴紀、運営者について）。