請求書・領収書の発行は義務？法律の決まりと場面別の早見表

2026年10月29日 更新（2026年10月9日 公開）

領収書をスマホで作る

請求書や領収書は、商売の習慣として出すのが当たり前になっていますが、法律で「出さなければならない」と決まっている場面は限られます。中心は2つです。インボイスに登録した人（適格請求書発行事業者）が、課税事業者の取引先からインボイスを求められたとき（消費税法57条の4）と、お金を受け取る人が、払う人から領収書（受取証書）を求められたとき（民法486条）です。どちらも「求められたら」の決まりです。請求書そのものを出すよう一般に定めた法律はなく、契約で決めていれば契約に従います。この記事では、場面ごとの早見表、紙と PDF のどちらで渡すか、相手が個人のお客さんや免税事業者のとき、出してもらえないときの例文までをまとめます。書類の書き方そのものは請求書の書き方・領収書の書き方へ。

場面別の早見表：出す義務はある？

自分がインボイスに登録しているか、相手は誰か、求められたかどうかで、義務があるかが変わります。根拠はそれぞれの節で、原文へのリンクとともに説明します。

このほか、訪問販売や、健康保険を使う施術など、業種によって書類を渡す決まりがある場面があります（下の「業種によって、渡す決まりがある書類」）。

インボイス：登録した人は、課税事業者から求められたら交付する

インボイスに登録した人は、国内で消費税のかかる売上げ（課税資産の譲渡等）をしたとき、取引先から求められたら、インボイスを交付しなければなりません（消費税法57条の4第1項）。義務が生じる相手は課税事業者に限られ、10%の取引だけでも同じです。消費税が免除・非課税・対象外（不課税）の取引だけなら、義務はありません（国税庁 インボイス Q&A（令和8年5月改訂）問23）。

インボイスは名前を問わず、決まった記載事項がそろえば、請求書・納品書・領収書・レシートのどれでもかまいません（問25）。つまり義務の中身は「請求書を出すこと」ではなく、どれか1つの書類をインボイスの形で渡すことです。国税庁も、代金をまだ受け取っていなくて領収書を出せないときは、記載事項をそろえた請求書や納品書などを渡す対応が考えられる、としています（問49-2）。書く項目はインボイスの書き方（6つの記載事項）へ。

相手が個人のお客さん・免税事業者なら、義務はない

条文は、交付を求めることができる相手を「他の事業者（免税事業者を除く）」としていて、国税庁も、消費者に交付する義務は生じないとしています。ただし、利用規約で「個人のお客さん向け」と決めていても、実際に使った課税事業者から求められたら、規約にかかわらず交付の義務があります（問24-3）。簡易課税や2割特例を使っている取引先も課税事業者なので、求められたら交付します（条文が除いているのは免税事業者だけです）。相手が課税事業者かどうか分からないときは、事業者の取引先にはインボイスの形で出しておくのが、一般に手間の少ない方法です。

交付しなくてよい取引・簡易インボイスでよい事業

事業の性質上、交付が難しい次の5つは、求められても交付の義務がありません（問41・消費税法施行令70条の9第2項）。

• 3万円未満の公共交通機関（船・バス・鉄道）の運賃
• 卸売市場で、出荷者から委託を受けて行う生鮮食料品などの販売
• 農協・漁協・森林組合などに委託して行う農林水産物の販売（決まった方式のもの）
• 3万円未満の自動販売機・自動サービス機での販売
• 郵便ポストに出す郵便（切手だけで払うもの）

また、小売業・飲食店業・写真業・旅行業・タクシー業・駐車場業（不特定多数向け）と、これらに準ずる不特定多数向けの事業では、宛名などを省いた簡易インボイス（適格簡易請求書）を渡せます（問24・消費税法施行令70条の11）。手書きでもかまいません（手書きの領収書をインボイスにする書き方）。その場で渡すならレシートのような領収書へ。

紙か PDF か・いつまでに渡すか

インボイスは、紙の代わりに PDF などの電子データで渡せます（同法57条の4第5項・問31）。紙と電子のどちらで渡すかは、発行する人が取引先との関係をふまえて決めるとされています。電子で渡すことにしている人が、紙を求めた相手に印刷代などの実費程度の手数料を求めても、社会通念上相当な額なら直ちに問題ではない、とも説明されています（問24-4）。

渡す期限は条文に書かれていません。国税庁は、レシートの例で、販売のときに一度渡していれば交付の義務はその時点で果たしているので、後で求められても改めて交付する義務は生じないとしています。一方、一度も渡していなければ、時間がたっても義務はなくならず、手書きなどで対応する必要があるとしています（問24-5）。なくした・もう一度ほしいと頼まれたときは領収書の再発行を頼まれたらへ。

誤り・値引きのとき、罰則の範囲

• 誤りがあった：渡したインボイスに誤りがあれば、修正したインボイスを渡す義務があります（同法57条の4第4項。請求書を間違えたときの直し方）。
• 値引き・返品をした：代金を返したり減らしたりしたら、返還インボイスを渡す義務があります。返した額が税込1万円未満なら不要です（同条3項・施行令70条の9第3項。返還インボイスの書き方）。
• 罰則：消費税法の罰則は、偽りの記載をしたインボイスを渡すことや、登録していない人がインボイスと誤認される書類を渡すことに定められています（同法57条の5・65条4号）。求められたのに渡さないことを罰する条文はありませんが、法律上の義務です。インボイスがないと、取引先は原則として消費税を差し引けません（国税庁 No.6496）。

領収書：払う人に求められたら渡す（民法486条）

民法では、お金を払う人は、払うのと引き換えに、受け取る人に受取証書（領収書）の交付を求めることができます（民法486条1項）。法務省は、この条文を、払う人の請求と、受け取る人の交付の義務の関係として説明しています（法務省「民法第486条 改正の概要」）。受取証書は形が決まっておらず、領収書・レシートなど、取引の常識に照らして適切なものでよいとされています（内閣府・法務省「電子的な受取証書についてのＱ＆Ａ」（令和3年7月）問2）。

• 相手が会社でも個人のお客さんでも、自分がインボイスに登録していてもいなくても同じです。
• 求められていないときに、必ず出さなければならない決まりではありません（業種の決まりがある場合は別）。

「引換えに」：渡してもらえるまで、払うのを待てる

「弁済と引換えに」の言葉は、2020年4月1日施行の民法改正で加わりました（e-Gov の改正履歴で、改正前の「弁済をした者は…請求することができる」と比べて確認）。改正を話し合った法制審議会の部会資料は、領収書を渡すことと支払いは同時に行う関係（同時履行）にあるというそれまでの解釈を、条文でも明らかにする考え方を示していました（民法（債権関係）部会資料10-2）。払う人から見ると、領収書を渡してもらえないなら払うのを待てる関係です。受け取る人から見ると、代金を受け取る前に領収書だけを先に渡す必要はありません。

紙か電子データか：払う人が選ぶ（2021年9月1日から）

2021年9月1日から、払う人は、紙の領収書の代わりに、その内容を記録した電子データを求めることもできます。ただし、受け取る人に不相当な負担をかける場合は別です（民法486条2項。令和3年法律第37号で追加）。内閣府・法務省の Q&A は、次のように説明しています（問3〜5）。

法務省は、この但し書きを、すぐに対応しにくい小規模事業者や消費者に配慮したものとしています（改正の概要）。インボイスは渡し方を発行する人が決められるのに対し（問24-4）、民法の領収書は、払う人が紙か電子かを選んで求める、という違いがあります。

紙で渡すなら、売上代金で5万円以上の領収書には収入印紙が必要です（国税庁 No.7105。営業に関しない受取書など、いらない場合もあります）。電子データは印紙税の「文書」に当たらないので、PDF なら印紙はいりません（国税庁 質疑応答事例）。額と貼り方は領収書の収入印紙はいくら？、渡し方と「紙でほしい」と言われたときは電子領収書の出し方・渡し方・残し方へ。

振込・クレジットカード・電子マネーのとき

• 銀行振込：条文は振込の場合を分けて書いていません。領収書の役目は、払った人に支払いの証拠を渡すことにあるとされ（Q&A 問2）、振込の後で求められたときも渡すのが一般的です。振込の記録が残るので、求められないことも多いです。請求書に「振込の控えをもって領収書に代えます」と書いても、求められたら渡します（請求書兼領収書の使える場面）。
• クレジットカード：Q&A は、カード会社がお店に立て替えて払う仕組みを前提に、カードの利用伝票や利用明細は民法の受取証書に当たらず、お店に代金の受取証書を求めることはできない、としています。ただし、清算や返品のために書面を渡す商習慣は否定されないともしています（問6）。渡すなら、受け取った方法に「クレジットカード」と書いておきます。
• 電子マネー・コード決済：決済の仕組み（お店の代わりに受け取るのか、立て替えて払うのか）によって、決済完了の画面などが受取証書に当たるかが分かれるとされています（問7）。

民法の領収書とインボイスで、求められる項目の違い

同じ「領収書」でも、民法の受取証書として求められる項目と、インボイスの記載事項は違います。Q&A は、民法の受取証書には、受け取る人・払う人・日付・ある支払いとして一定の金額を受け取った旨があれば足りると考えられ、払う人の名前は、求めがなければ省いてよいとしています（問2）。

出典：内閣府・法務省 Q&A 問2・消費税法57条の4第1項・2項。民法の領収書にインボイスの記載事項を書き加えれば、1枚でインボイスにもなります（Q&A 問8）。反対に、民法で足りる項目だけでは、取引先の経費精算や消費税の計算に足りないことがあります（問2 の注）。

記入例：振込の後で、領収書を PDF で求められた

Web サイトの更新作業を請け負うフリーランス（インボイス登録あり）が、10月分の請求書（No.I-202610-0007、インボイスの形）を送り、11月28日に振込で入金があった後、12月1日に取引先の経理から「領収書を PDF でください」と頼まれた例です（名前・番号・登録番号は架空のものです）。

• 検算：150,000円 × 10% ＝ 15,000円、150,000円＋15,000円＝165,000円。
• 受け取った日（受領日）と、領収書を作った日（発行日）は分けて書きます。
• 請求書をインボイスで渡してあっても、領収書にも登録番号と税率ごとの内訳を書いておくと、取引先がどちらを保存しても困りません。同じ仕入れにインボイスが何枚あっても、消費税を差し引けるのは1回だけとされています（問49-2）。
• PDF なら収入印紙はいりません。紙で求められたら、5万円以上100万円以下なので200円の収入印紙を貼ります（No.7105）。

送るときのメールの例です。

株式会社サンプル商事
経理ご担当 山田様

いつもお世話になっております。
〇〇デザインの佐藤です。

11月28日にお振込みいただいた
165,000円の領収書を、
PDF でお送りいたします。
（請求書 No.I-202610-0007 分）

紙の領収書が必要な場合は、
お知らせください。
ご入金、誠にありがとう
ございました。

〇〇デザイン 佐藤 花子
TEL 000-0000-0000

請求書：出すことを一般に定めた法律はない

インボイスの交付義務のほかに、請求書を出すことを一般に義務づける法律の決まりはありません。代金は仕事や品物の契約にもとづいて払ってもらうもので、請求書は、金額・支払期限・振込先を知らせて記録に残すための書類です。ただ、多くの取引先は請求書をもとに支払いの手続きをするので、実際には出すのがふつうです。

• 支払期限を決めていないとき：期限を日付で決めていれば、その日が来た時から相手は遅れの責任を負い、期限を決めていなければ、支払いを求められた時から負います（民法412条1項・3項）。いつから遅れになるかで行き違わないよう、請求書には支払期限を日付で書きます（遅延損害金の計算）。
• インボイスに登録しているとき：課税事業者の取引先から求められたら、請求書などをインボイスの形で渡します（上の節）。
• 契約で決めたとき：契約書や発注書に「毎月末締めで請求書を送る」などと決めていれば、その約束に従います。

契約書に書くときの文例です（甲は発注する側、乙は受ける側。内容は取引に合わせて変えてください）。契約書の作り方は業務委託契約書の書き方、締め日と支払日の組み合わせは締め日と支払日の決め方へ。

第〇条（報酬の請求）
乙は、毎月末日で締めた
当月分の報酬について請求書を
作成し、翌月5日までに
電子メールで甲に送付する。

第〇条（報酬の支払い）
甲は、当月分の報酬を
翌月末日までに、乙の指定する
銀行口座に振り込んで支払う。
振込手数料は甲の負担とする。
請求書の到着が遅れた場合も、
支払期日は変わらないものとする。

取適法・フリーランス法の「書面」は、発注する側の義務

取適法（2026年1月1日に下請法から改正）とフリーランス法には書面の決まりがありますが、どちらも、発注する側が仕事の内容・報酬の額・支払期日などを、書面かメールなどで受ける側に示す義務です（取適法4条1項・フリーランス法3条1項）。受ける側に請求書を出すよう義務づけた決まりではありません。

支払期日は、成果物を受け取った日（役務の提供を受けた日）から60日以内で定めることになっています（取適法3条1項・フリーランス法4条1項。フリーランス法のこの決まりは従業員を使う発注者が対象）。公正取引委員会は、請求書の提出の有無にかかわらず、その支払期日までに払う必要があるとしています（取適法 Q&A Q77・フリーランス法 Q&A Q58）。取適法の Q&A は、請求書の提出が遅れるときは、発注する側が速やかに出すよう促して、支払いが遅れないようにする必要があるともしています。とはいえ、受ける側も請求書は早めに出しておきましょう。条件を示してもらえないときは発注書・契約書がないまま仕事を頼まれたら、法律の全体はフリーランス法とは、出し忘れたときは請求書を出し忘れたらへ。

業種によって、渡す決まりがある書類

請求書・領収書とは別に、業種や売り方によっては、求められなくても書類を渡す決まりがあります。

• 訪問販売：お店以外の場所（お客さんの家など）で、サービスや物の契約の申込みを受けたり契約したりしたときは、決まった事項を書いた書面を渡す義務があります（特定商取引法4条・5条）。お客さんが自分の家での契約を頼んで呼んだ場合などは除かれます（同法26条6項1号）。当たるかどうかの場面ごとの判断は出張修理・ハウスクリーニングの見積書と請求へ。
• 健康保険を使う施術：柔道整復、はり・きゅう・あん摩マッサージ指圧の施術で一部負担金を受け取るときは、正当な理由がない限り、領収証を無償で渡すことになっています（はり・きゅう・マッサージは、施術の内容の分かる明細書も）（厚生労働省 柔道整復の療養費の通知・はり・きゅう等の受領委任の取扱規程 20）。くわしくは鍼灸・整骨院・マッサージの領収書へ。

自分がインボイスに登録していないとき

インボイスを出せるのは登録した人だけです。登録していない人（免税事業者など）も、登録番号のない請求書や領収書は、これまでどおり出せます（問26-2）。ただし、インボイスと誤認されるおそれのある書類、たとえば T＋13桁に似た英数字や他人の登録番号を、自分の「登録番号」として書いた書類を渡すことは禁止され、罰則の対象です（消費税法57条の5・65条4号）。

取引先は、登録していない人からの仕入れでも経過措置で一部の消費税を差し引けますが、そのために決まった項目（区分記載請求書と同じ項目）を書いた書類を求められることがあります（問26-2 の注1）。書き方はインボイス未登録の請求書の書き方へ。領収書は、登録していなくても、求められたら民法486条のとおり渡します。インボイスを求められたときの返事の例です。

株式会社サンプル商事
経理ご担当 山田様

いつもお世話になっております。
〇〇デザインの佐藤です。

お問い合わせの件、私はインボイス
（適格請求書発行事業者）の登録を
していないため、登録番号の入った
請求書はお出しできません。
申し訳ございません。

これまでどおり、取引の日付・
内容・税率ごとの合計金額を
書いた請求書をお送りいたします。
ほかに記載が必要な項目があれば、
お知らせください。

〇〇デザイン 佐藤 花子

出した書類の控えは保存する

• インボイスの写し：渡したインボイスの写し（PDF で渡したならそのデータ）は、渡した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を過ぎた日から、7年間保存します（消費税法57条の4第6項・施行令70条の13・問79）。
• 所得税：自分が作った請求書・領収書などで、写し（控え）があるものも、保存する書類に入ります（所得税法施行規則63条1項3号・102条3項2号）。期間は、青色申告で5年か7年、白色申告で5年です。
• PDF で渡したもの：メールなどでやりとりした書類は、所得税では、印刷した紙ではなくデータのまま保存します（電子帳簿保存法7条）。

期間の早見表と保存のしかたは請求書・領収書の保存期間へ。

領収書を出してもらえないとき・「いらない」と言われたとき

払う側：領収書やインボイスを出してもらえない

• 現金で払うときは、その場で「領収書をお願いします」と伝えます。引き換えの関係なので、渡してもらえるまで払うのを待てます（民法486条1項）。
• 電子データでほしいときは、そう頼めます。相手に電子で渡す仕組みがなければ、断られることもあります（同条2項・Q&A 問5）。
• 振込で払ったなら、振込の記録・請求書・やりとりのメールも残しておきます。Q&A も、カード払いの例で、銀行取引の履歴などから払ったことを示せるとしています（問6）。
• 消費税の課税事業者で、相手がインボイスに登録しているなら、インボイスを求められ、相手には交付の義務があります。インボイスがないと原則として消費税を差し引けませんが、3万円未満のバス・電車の運賃などは帳簿だけでよく、売上が1億円以下などの事業者は、税込1万円未満の仕入れなら2029年9月30日まで帳簿だけで差し引けます（No.6496・少額特例）。

〇〇工房
ご担当者様

いつもお世話になっております。
△△事務所の鈴木です。

11月20日に現金でお支払いした、
店舗用の棚の製作代 33,000円の
領収書をお願いできますでしょうか。

宛名は「△△事務所」、但し書きは
「店舗用の棚の製作代として」で
お願いいたします。PDF をメールで
お送りいただく形でもかまいません。

インボイスのご登録がある場合は、
登録番号と税率ごとの消費税額も
記載いただけますと助かります。

△△事務所 鈴木 一郎
TEL 000-0000-0000

受け取る側：「領収書はいらない」と言われた

民法の上では、求められていなければ渡す義務はありません。インボイスに登録していて、簡易インボイスのレシートなどを渡そうとしたのにお客さんが受け取らなかったときは、交付したこととしてかまわないとされています（問24-5）。渡さなかったときも、売上の記録（控え・帳簿）は自分で残しておきます。

pencho でできること

pencho は、スマホや PC のブラウザで請求書・領収書・見積書・納品書を作って PDF にできます（アプリは不要）。発行者の欄に登録番号（T＋13桁）を入れると PDF に載り、明細ごとに税率（10%・8%〈軽減〉・非課税・対象外）を選ぶと税率ごとの合計と消費税が入るので、請求書でも領収書でもインボイスの形で出せます。登録番号は形だけを確かめ、国税庁に登録されているかは確かめません。登録番号がないときは、消費税の見出しが「消費税相当額」になります。

領収書は、受領日（発行日とは別）と受領方法（現金・銀行振込・クレジットカード・その他）を入れ、「この金額を受け取りました」に印を付けないと発行できません。A4 の領収書には宛名が必要で、宛名なしで出せるのはレシート型です（シンプルレシートは無料）。PDF に収入印紙の欄はないので、紙に印刷して5万円以上の領収書を渡すときは、印紙を貼って消印します。誤りがあれば「訂正する」で同じ番号の訂正版を出せ、訂正は発行の件数に数えません。返還インボイス・契約書・特定商取引法の書面の書式はありません。送信の代行はしないので、PDF はメールや LINE に添付して送ります。作成とプレビューは登録なしででき、発行は4書類の合計で月3件まで無料、PRO（月480円・年4,800円）は上限がありません。PDF の再ダウンロードは無料プランで30日、PRO で12か月までなので、保存する控えはご自身の端末やクラウドにも残してください。

この記事は国税庁・法務省・e-Gov 法令検索などの公開情報にもとづく一般的な説明です。個別の取引の判断は、税務署・税理士・弁護士にご確認ください。

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この記事は、pencho（運営：合同会社イマジネイティブ・アンダーバー）が、国税庁などの公開情報をもとにまとめた一般的な説明です。個別の取引の税務の判断は、税務署や税理士にご確認ください。執筆：pencho 編集部（運営責任者 由良 貴紀、運営者について）。