請求書の備考欄の書き方と例文30：書かないほうがよいことも

2026年10月24日 更新（2026年10月9日 公開）

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請求書の備考欄は、明細・合計・支払期限・振込先といった決まった欄だけでは伝わらない補足を書く欄です。法律で決まった欄ではなく、インボイス（適格請求書）の記載事項でもないので、書くことがなければ空欄でかまいません。書くなら、振込手数料の負担や計算の説明、対象の期間や注文番号、お願いやお礼を、1項目1文で短く書きます。場面ごとの例文30と、書かないほうがよいこと、見積書・納品書・領収書の備考との違いをまとめました。

備考欄の役目：決まった欄で伝わらないことを補う

インボイスに書く事項は、①発行者の名前と登録番号、②取引の年月日、③取引の内容（軽減税率の品ならその旨）、④税率ごとの合計と税率、⑤税率ごとの消費税額、⑥相手の名前の6つです（消費税法57条の4第1項、国税庁 インボイス Q&A（令和8年5月改訂）問25）。「備考」はこの中になく、国税庁は請求書の様式も法令などで定められていないとしています（問25）。記載事項は明細・合計・発行者などの欄で満たすのが基本で、備考は、それらの欄では伝わらないことを書き添える場所です。

記載事項を補う書き方は、備考に書いてもよい

記載事項のうちいくつかは、備考に書いても役目を果たせます。どの欄に書くかの決まりはないので（問25）、自分の書式に合う場所に書きます。

• 「※」の意味：8%の品に「※」を付けるなら、「※は軽減税率（8%）対象です」と、記号の意味を同じ請求書の中に書きます。国税庁の通達は、同一の適格請求書の中で、軽減税率の品ごとに記号を付け、その記号の意味を示す書き方を挙げています。品ごとに「8%」と税率を書く方法でもかまいません（消費税法基本通達1-8-4、問73）。国税庁の記載例では、合計の下に「※印は軽減税率対象商品」と書いています（問57）。
• 月まとめの期間：1か月分などをまとめて1枚にするときは、取引の年月日として、その期間を書けばよいとされています（57条の4第1項2号、問25）。件名か日付の欄に「2026年10月分（10/1〜10/31）」と書くのが分かりやすく、書く欄がなければ備考に書きます。
• 納品書の番号：品名を書いた納品書と月まとめの請求書のように、2つ以上の書類でも、関係がはっきりしていれば全体で記載事項を満たせるとされています。国税庁は、その方法の例として、請求書に納品書の番号を書くことを挙げています（基本通達1-8-1、問65）。明細に書けないときは、備考に「納品書 No.… の分」と書きます。

反対に、登録番号や税率ごとの合計・消費税額を備考の文の中だけに書くと、相手が見落としやすくなります。これらは決まった欄に書いておきましょう。記載事項それぞれの書き方はインボイスの書き方と記載事項へ。

書き方の基本

• 1項目を1文で：「・」や番号を付けて、項目ごとに改行します。
• 日付・金額・番号は具体的に：「先日のお見積り」ではなく「10月5日付のお見積書（No.E-202610-0003）」のように書きます。
• お願いは丁寧に：「〜をお願いいたします」「〜いただけますと幸いです」の形にします。
• 決まった欄と食い違わせない：支払期限や金額を備考にも書くなら、欄と同じにします。食い違うと、どちらが正しいかの問い合わせになります。
• 長い説明はメールや送付状へ：備考は数行にとどめ、経緯の説明などは送るメールの本文（請求書を送るメールの例文）や、郵送するときの送付状（送付状の書き方）に書きます。
• 並べる順番：この請求の範囲（期間・番号）→計算の説明→お願い→お礼の順にすると、一般に読みやすくなります。

場面別の例文30

書類にそのまま書ける形にしました。日付・金額・番号は、自分の取引に合わせて書き換えてください。

お金・支払いについて（1〜8）

• 振込手数料（1）：取り決めがなければ、振込手数料は払う側の負担です（民法485条）。備考の一文は、それを確かめるお願いです。フリーランス法の対象の取引（従業員を使う発注者からの、1か月以上の仕事）では、合意があっても、振込手数料を報酬から差し引くことは報酬の減額に当たるとされています（フリーランス法5条1項2号・施行令1条、公正取引委員会 Q&A Q78）。取適法の対象の取引でも、差し引くことは禁止されています（問29）。差し引かれて入金されたときは振込手数料はどちらが負担？へ。
• 支払期限・締め日（2・3）：期限の日付は、備考ではなく支払期限の欄に書き、備考に書くなら欄と同じ日付にします。締め日と支払日は、取引の前に決めたとおりに書きます。支払い条件の書き方は支払い条件の書き方、締め日と支払日の決め方は締め日と支払日へ。
• 分割・残金・前払い（4〜6）：分割の回数・金額・日付は、先にメールなどで決めておきます。5の残金は 330,000円 − 99,000円 ＝ 231,000円です。前払いの請求書もインボイスとして出せ、サービスを提供した時に記載事項が変わったら、修正したものを渡します（問39）。書き方は分割・前払いの請求書へ。
• PDF と郵送（7）：同じ請求書を2通りで送ると、二重に払われたり、二重に記帳されたりしやすくなります。はじめから両方で送るなら一言添えます（請求書の原本と PDF）。
• 領収書（8）：この一文があっても、払った人は受取証書（領収書）を求めることができます（民法486条）。求められたら渡します（請求書兼領収書）。

税金・計算の説明（9〜16）

• 軽減税率（9）：記号の意味は、上の節のとおり同じ書類の中に書きます。8%と10%の分かれ目は軽減税率8%と10%の分かれ目へ。飲食料品の税率を2027年4月から2年間1%に下げる案（2026年9月15日閣議決定の大綱）は、2026年10月24日の時点で、国税庁が「法案が国会に提出され、審議を経た上で可決・成立した場合のもの」としている段階です（国税庁 消費税率引下げ特設サイト）。
• 源泉徴収（10・11）：請求書で報酬と消費税を分けて書いていれば、税抜きの報酬で計算できます。100万円を超える部分は20.42%です（国税庁 No.2795）。10は 150,000円 × 10.21% ＝ 15,315円、11は（1,200,000円 − 1,000,000円）× 20.42% ＋ 102,100円 ＝ 142,940円です。並べ方は源泉徴収の計算と書き方へ。
• 交通費・立替金（12・13）：報酬と一緒に受け取る交通費は、取引先が交通機関に直接払ったと言える場合を除いて報酬に含まれ、消費税の対象です（質疑応答事例「実費弁償金の課税」）。源泉徴収される報酬なら、一緒に受け取る交通費も、原則として源泉徴収の計算に含まれます（No.2795）。一方、本来は取引先が支払先に払う費用を立て替え、立替えだとはっきり分けて受け取るなら、消費税の対象になりません。手数料を上乗せすると、全額が対象です（質疑応答事例「ホテルの客のタクシー代の立替払」）。作品や工事に使う材料の代金は、一般に、立替金ではなく報酬の一部です。書き分け方は交通費・立替金の書き方へ。
• 値引き（14）：理由と額を書いておくと、次の請求で値引きがなくなっても行き違いになりにくくなります。消費税は値引き後の金額で計算します（100,000円 − 5,000円 ＝ 95,000円に10%。値引きの書き方）。
• キャンセル料（15）：キャンセルの時期などで金額が変わる、損害賠償の性格のキャンセル料には消費税がかからず、時期に関係なく一定額の事務手数料にはかかるとされています（国税庁 No.6253）。請求できるかは、予約や契約のときに決まりを伝えていたかで大きく変わります（キャンセル料を請求するとき）。

期間・番号・書類のつながり（17〜21）

• 期間（17）と納品書の番号（21）は、上の「記載事項を補う書き方」のとおり、インボイスの記載事項の役目もします。期間は件名に入れてもかまいません。
• 注文番号（18）は、取引先から書く場所の指定があれば、それに従います。番号で書類を結び付ける考え方は請求書番号の付け方へ。
• 見積もりから内容が変わったとき（20）は、明細を実際の内容に合わせ、変わった所を備考に書くと、相手が見積書と照らし合わせやすくなります。

インボイス・訂正・再送（22〜25）

• 未登録（22）：登録していない人も、インボイスに当たらない請求書をこれまでどおり出せます。ただし、登録番号に似た英数字や、他人の登録番号を自分のものとして書くなど、インボイスと誤認されるおそれのある書類を渡すことは禁止され、罰則（1年以下の拘禁刑または50万円以下の罰金）があります（消費税法57条の5・65条、問26-2）。一言書いておくと、取引先の経理が迷いません（インボイス未登録の請求書）。
• 訂正（23）：インボイスとして渡した請求書に誤りがあれば、修正したものを渡します（57条の4第4項、問32・問33）。どこを直したかを書いておくと、相手が前の請求書と見比べずに済みます（請求書を間違えたときの直し方）。
• 再送（24・25）：期限を過ぎても入金がないときは、中身を変えずに同じ番号で送り直し、行き違いの一文を添えます（再請求書の書き方）。

お礼・あいさつ・お知らせ（26〜30）

お礼の一言は、はじめての取引や大きな仕事の後に添えると、印象がやわらかくなります。毎月の請求なら、なくてもかまいません。休業や連絡先の変更のお知らせは、相手が支払いの手続きをする前に目に入るよう、送るメールの本文にも書いておくと確実です。

備考の記入例（月末締めの請求書）

デザインの仕事を月末にまとめて請求し、源泉徴収をされる場合の例です。

・2026年10月1日〜10月31日の作業分をまとめてご請求いたします。
・ご注文番号：PO-1234（10月5日付の発注書）
・源泉徴収税額は、報酬（税抜）150,000円に10.21%をかけて計算しています。
・恐れ入りますが、お振込手数料は貴社にてご負担いただけますようお願いいたします。
・このたびはご依頼いただき、誠にありがとうございました。

検算：報酬 150,000円＋消費税（10%）15,000円＝165,000円。源泉徴収税額は 150,000円 × 10.21% ＝ 15,315円で、差引請求額は 165,000円 − 15,315円 ＝ 149,685円です。合計や差引請求額は合計の欄に書き、備考には計算のもとだけを書いています。

書かないほうがよいこと

備考は自由に書ける分、次のような書き方は、一般に行き違いのもとになります。

見積書・納品書・領収書の備考との違い

どの書類にも備考を設けることが多いですが、書く内容は書類の役目で変わります。

領収書では、クレジットカードで受け取ったとき、その旨を書かないと印紙税のかかる受取書に当たるとされています（質疑応答事例「クレジット販売の場合の領収書」）。受け取った方法を書く欄がなければ、備考に「クレジットカード利用」と書きます（領収書の収入印紙）。

pencho で備考を書くとき

pencho では、請求書・見積書・納品書・領収書の4つすべてに備考の欄があり、入力画面の「そのほかの設定（備考・番号・発注番号・端数・源泉徴収）」を開くと入れられます。1,000文字・40行までで、改行はそのまま PDF に載ります。PDF では「備考」の見出しの下に、請求書はお振込先の下、見積書は見積条件の下（どちらも空欄なら合計の下）、納品書は合計の下、領収書は明細の下に載り、長いときは次のページに続きます（レシート型の領収書は、但し書きの下に小さな文字で載ります）。明細で税率を8%にすると、合計の近くに「※は軽減税率（8%）対象です。」と自動で載るので、備考に書かなくてかまいません。注文番号は「発注番号・注文番号」の欄（40文字まで）に入れると「ご注文番号」として載り、請求書のお支払期限（初めは翌月末の日付）とお振込先（300文字・8行まで）、見積書の見積条件（400文字・20行まで）にも専用の欄があります。絵文字など PDF で表示できない文字は、発行の前にどの欄かを知らせます。

備考を定型文として保存する機能はありません（PRO の定型文は明細の保存です）。PRO の複製や変換では備考を引き継ぐので、見積書から請求書を作ったときは、見積書向けの文が残っていないか確かめてください（見積条件は請求書に引き継ぎません）。毎回入れるお礼の一言は、PRO ならマイページの「書類のデザイン・ロゴ」で「書類の下の一言」（60文字・2行まで）に決めておくと、次の書類から用紙の下に入ります。値引きは、明細の下の「＋ 値引きの行を足す」で「出精値引き」のような行を入れられ、理由は例文14のように備考で伝えます。発行した後で備考だけを直すときも、「訂正する」で同じ番号の訂正版を出せ、無料発行の件数には数えません。訂正版の PDF には版の番号と前の版の発行日が載り、訂正の理由は載らないので、直した所は備考か送るメールに書きます。作成とプレビューは登録なしででき、PDF の発行は4書類の合計で月3件まで無料、PRO（月480円・年4,800円）なら上限はありません。

この記事は、国税庁・公正取引委員会・e-Gov 法令検索などの公開情報にもとづく一般的な説明です。個別の取引や税金の判断は税務署・税理士に、契約やトラブルの判断は弁護士にご確認ください。

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この記事は、pencho（運営：合同会社イマジネイティブ・アンダーバー）が、国税庁などの公開情報をもとにまとめた一般的な説明です。個別の取引の税務の判断は、税務署や税理士にご確認ください。執筆：pencho 編集部（運営責任者 由良 貴紀、運営者について）。