お詫び状の書き方と例文（仕事のミスの場面別13通）

2026年10月27日 更新（2026年9月30日 公開）

請求書を作って印刷する（作成は登録不要）

仕事でミスをしたときは、気づいたらすぐに電話かメールで知らせ、そのうえで「お詫び・事実（何が起きたか）・原因・対応（どう直すか）・再発防止」を具体的に書いた手紙やメールを送るのが一般的です。原因は自分の側のことを短く書き、相手やほかの人のせいにしたり、「行き違いがあったようで」とぼかしたりしません。この記事では、請求書の金額・宛名の誤り、二重請求、送り先の間違い、送付漏れ、メールの誤送信、納期の遅れ、品物の不具合、予約日の変更、入金の行き違いの例文13通と、書類やメールの送り間違いで個人情報が漏れたときの個人情報保護法の決まり（報告と本人への通知）、損害の賠償の考え方をまとめます。

1. まずすること：お詫び状の前に一報する

ミスに気づいたら、お詫び状を書く前に、まず電話かメールで相手に知らせます。相手が誤った請求書で支払いの手続きを進めていたり、誤ったデータで印刷を進めていたりすると、あとになるほど直す手間が増えるからです。原因や直し方がまだ決まっていなくても、「何が起きたか」と「いつまでに何を知らせるか」を先に伝えるのが一般的です。

手紙（お詫び状）は、改まったお詫びが要るとき、郵送した書類を直すとき、相手の会社の中で回してもらうときに向いています。メールは早く届き、送った日時と文面が残ります。どちらにするかに決まりはありません。お詫び状は特定の相手に宛てた手紙（信書）なので、郵便か信書便で送ります（郵便法4条2項）。代わりの品を宅配便で送るときは、品物の送付に関する簡単な通信文やあいさつを書いた、封をしない添え状なら荷物に入れられます（同条3項、総務省「信書に該当する文書に関する指針」p.9）。改まったお詫び状は封書で郵送しましょう（送付状の書き方）。

2. お詫びの組み立て：事実・原因・対応・再発防止

相手が知りたいのは、自分に何が起きたか、何をすればよいか、また起きないか、の3つです。事実と原因は合わせて数行にし、くわしい経緯は聞かれたら答えます。原因がまだ分からないときは、「原因を確かめ、11月10日までにご報告いたします」と、いつ知らせるかを書き、分かったことから伝えます。お詫び状の中の日付・番号・金額・宛名は、元の書類と照らし合わせてから送ります。お詫び状でまた間違えると、信頼を取り戻しにくくなります。

避けたい言い方と言いかえ

手紙とメールの形

• 手紙：右上に日付、左に宛名、その下の右に差出人、中央に表題を置きます。本文は頭語（拝啓、改まった相手には謹啓）のあと、時候の挨拶を省いてすぐにお詫びから書き、結語（敬具・謹白）で終える形がよく使われます。「前略」や追伸は使わないのが一般的です。同封する書類や「誤」「正」は、本文のあとに「記」として並べると読みやすくなります。頭語と結語の組み合わせや前文を省く場面は頭語と結語・時候の挨拶、記書きは送付状の書き方、封筒は封筒の書き方へ。
• メール：件名に【お詫び】と何の件か（書類の番号など）を入れます。頭語や時候の挨拶は書かず、宛名・名乗り・本文・署名の形にします。相手からのメールに返信するなら、件名の「Re:」を残すと前のやり取りとつながります。

3. 例文：請求書の誤り（金額・宛名・二重請求）

請求書の誤りは、どの請求書（日付・番号）の何が違ったか、誤と正、訂正版の番号と版、前の版をどうしてほしいか、支払期限が変わるかを書きます。直し方そのもの（訂正版・差額だけの書類・赤字の請求書、払われた後の精算）は請求書を間違えたときの直し方にまとめています。会社名・住所・番号は架空のものです。

例文1：請求書の金額を間違えた（手紙・訂正版を同封）

2026年11月5日

株式会社サンプル商事
経理部 山田様

〇〇デザイン 佐藤 花子
TEL 090-0000-0000
sato@example.com

請求書の記載誤りについてのお詫び

拝啓　このたびは、10月31日付でお送りいたしました請求書（No. I-202610-0001）のご請求金額に誤りがあり、大変ご迷惑をおかけいたしました。心よりお詫び申し上げます。
バナー制作の単価を、お見積りの30,000円ではなく35,000円と記載していたため、ご請求金額を38,500円（税込）としておりました。正しくは33,000円（税込）です。請求書を作る際に、お見積書と照らし合わせる確認を怠ったことが原因です。
つきましては、訂正した請求書（訂正版・第2版）を同封いたします。お手数をおかけしますが、先にお送りした請求書は破棄していただき、訂正版でお手続きくださいますよう、お願い申し上げます。お支払期限（11月30日）に変わりはございません。
今後は、請求書を発行する前に、お見積書と単価・数量を1行ずつ照らし合わせてからお送りいたします。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
敬具

記
同封書類　請求書（No. I-202610-0001・訂正版 第2版）　1部
誤　ご請求金額　38,500円（税込）
正　ご請求金額　33,000円（税込）
以上

検算：35,000円 × 1.1 ＝ 38,500円、30,000円 × 1.1 ＝ 33,000円です（消費税10%）。メールで送るなら、件名を「【お詫び・訂正版】請求書 No. I-202610-0001 の金額の誤り」とし、同じ内容を短くして訂正版の PDF を添付します。インボイスに登録している人は、誤りを直したインボイスを交付し、前の版と訂正版の写しを両方保存します（請求書を間違えたときの直し方）。

例文2：請求書の宛名を間違えた（メール）

株式会社サンプル商事
経理部 山田様

いつもお世話になっております。
〇〇デザインの佐藤です。

10月31日にお送りした
請求書（No. I-202610-0002）の
宛名に誤りがありました。
大変失礼いたしました。

誤：サンプル商事株式会社 御中
正：株式会社サンプル商事 御中

宛名を直した訂正版（第2版）を
添付いたします。金額と
お支払期限（11月30日）は
変わりません。
お手数ですが、前の請求書は
破棄していただき、訂正版で
お手続きをお願いいたします。

前回の書類から宛名を写した際に、
確かめが足りませんでした。
今後は、ご発注のメールの
宛名と照らし合わせてから
お送りいたします。

〇〇デザイン 佐藤 花子
sato@example.com
090-0000-0000

「株式会社」が前か後ろか、字の違いも、相手の正式な名前の誤りです。インボイスでは相手の名前も記載事項なので、金額が同じでも訂正版を出します（請求書の直し方）。宛名の書き方は宛名の書き方へ。

例文3：同じ請求を2回出してしまった（二重請求・メール）

株式会社サンプル商事
経理部 山田様

いつもお世話になっております。
〇〇デザインの佐藤です。

10月31日に、10月分の同じ
ご請求を、2通の請求書で
お送りしてしまいました。
大変申し訳ございません。

・No. I-202610-0003：55,000円
・No. I-202610-0004：55,000円

正しいご請求は、
No. I-202610-0003 の1通です。
No. I-202610-0004 は取り消し
ましたので、破棄していただけ
ますでしょうか。お支払いは
55,000円（1回分）です。

すでに2通分のお手続きを
されていましたら、お知らせ
ください。重複した分は、
返金か、次回のご請求からの
差し引きか、ご都合のよい
方法で対応いたします。
返金の振込手数料は、
当方で負担いたします。

作りかけの請求書を、確かめずに
発行してしまったことが原因です。
今後は、発行の前に、同じ月・
同じお取引先の請求書がないかを
発行履歴で確かめます。

〇〇デザイン 佐藤 花子
sato@example.com

払われる前なら、どちらの番号で払ってほしいかをはっきり書けば足ります。2回払われた後なら、返金か差し引きかを相手に選んでもらい、返金するときは返金先の口座を確かめてから振り込みます。受け取りすぎた代金の返し方と、差し引くときの請求書の書き方は請求書を間違えたときの直し方の「受け取りすぎ・二重払い」にあります。

4. 例文：送り先の間違い・送付漏れ

書類を別の相手に送ってしまったときは、本来の相手へのお詫びと、受け取った相手へのお願い（返送か破棄）の2通が要ります。書類に個人の名前・住所・メールアドレスなどが載っていたら、6の個人情報の決まりも確かめます。

例文4：請求書を別の取引先に送ってしまった（本来の相手へ）

株式会社サンプル商事
経理部 山田様

いつもお世話になっております。
〇〇デザインの佐藤です。

10月31日に郵送した10月分の
請求書（No. I-202610-0001）を、
誤って別のお取引先に
お送りしておりました。
11月4日に、受け取られた先様の
ご連絡で分かりました。
大変申し訳ございません。

2社分の請求書を封筒に入れる
際に、宛名と中身を照らし
合わせなかったことが原因です。

請求書には、貴社名・山田様の
お名前・ご請求金額が
記載されていました。
先様には事情をご説明し、
返送をお願いしております。
返送を確かめましたら、
改めてご報告いたします。

同じ請求書の PDF を添付し、
紙の請求書も本日改めて
郵送いたしました。お支払期限は
11月30日ですが、お手続きが
間に合わない場合は、
ご相談ください。

今後は、宛名が窓から見える
封筒を使い、封をする前に
宛名を確かめてからお送りします。

〇〇デザイン 佐藤 花子
sato@example.com
090-0000-0000

相手の会社名や金額は会社の情報ですが、担当者の名前は個人情報です。何が見られたかを具体的に書くと、相手が社内で説明しやすくなります。届くのが遅れた分、相手の社内の締めに間に合わないこともあるので、支払期限の相談に応じる一文を入れます。

例文5：誤って届いた相手へのお願い（返送）

株式会社〇〇
総務部 鈴木様

ご連絡いただき、
ありがとうございます。
〇〇デザインの佐藤です。

貴社とは別のお取引先あての
請求書をお送りしてしまい、
大変申し訳ございません。
お手間をおかけし、
恐縮です。

お手数ですが、届いた請求書を、
本日お送りする返信用封筒
（切手を貼ってあります）で
ご返送いただけますでしょうか。
写しは取らずにお返し
いただけますと助かります。

封をする前に宛名と中身を
照らし合わせなかったことが
原因です。今後は、宛名が
窓から見える封筒を使い、
確かめてからお送りします。

〇〇デザイン 佐藤 花子
sato@example.com
090-0000-0000

返送をお願いするときは、切手を貼った返信用封筒を送るか着払いにして、相手に費用をかけないようにします。破棄をお願いするなら、「シュレッダーなどで破棄していただき、その旨をお知らせいただけますでしょうか」と、破棄したことを知らせてもらう一文を入れます。

例文6：書類を入れ忘れた（送付漏れ・手紙）

2026年11月6日

株式会社サンプル商事
経理部 山田様

〇〇デザイン 佐藤 花子
TEL 090-0000-0000
sato@example.com

書類の同封漏れのお詫び

拝啓　11月5日にお送りいたしました10月分の請求書（No. I-202610-0001）に、作業報告書を同封しておりませんでした。お手数をおかけし、大変申し訳ございません。
封入の際に、同封する書類の一覧と照らし合わせなかったことが原因です。本状とともに作業報告書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。請求書の内容とお支払期限（11月30日）に変わりはございません。
今後は、封をする前に、同封する書類を一覧で確かめてからお送りいたします。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
敬具

記
同封書類　10月分 作業報告書　1部
以上

入れ忘れた書類だけを送るときも、どの郵便に入れるはずだったか（日付と書類の番号）を書くと、相手が前の封筒と結び付けられます。請求書そのものを出し忘れていたときのお詫びと、遅れて出す請求書の日付は請求書を出し忘れたらへ。

5. 例文：メールの誤送信

誤送信に気づいたら、まず受け取った相手に、開かずに削除してもらうようお願いします。相手が読む前に削除したことが確かめられれば、個人情報保護法の「漏えい」には当たらないとされています（個人情報保護委員会 Q&A Q6-2）。そのうえで、本来の相手に正しく送り直し、添付や本文に個人の情報があれば6を確かめます。

例文7：別の相手に送ってしまった（受け取った相手へ）

株式会社〇〇
鈴木様

〇〇デザインの佐藤です。
本日14時10分ごろにお送りした
メール（件名「お見積書送付の
件」）は、別のお取引先に
お送りするはずのものでした。
大変失礼いたしました。

お手数をおかけして恐縮ですが、
メールと添付ファイルを開かずに
削除していただけますでしょうか。
すでに開かれていた場合も、
削除をお願いいたします。
削除していただけましたら、
ひと言ご返信いただけますと
幸いです。

宛先の候補から、似たお名前の
方を選んでしまいました。
今後は、送信の前に宛先と
添付ファイルの名前を
確かめてから送ります。

〇〇デザイン 佐藤 花子
sato@example.com

削除したという返事は、読まれずに回収できたかを確かめる記録になるので、メールのまま残しておきます。返事がないときや、すでに読まれていたときは、漏れた情報の持ち主（本来の相手や、添付に名前が載っていた人）にも知らせます。

例文8：一斉メールでアドレスがほかの人に見えた（CC の誤り）

〇〇教室の保護者の皆さま

〇〇教室の田中です。
11月10日18時ごろに
「冬休みの日程のご案内」を
お送りした際、皆さまの
メールアドレスが、ほかの方にも
見える形（CC）で一斉に
お送りしてしまいました。
本来は、見えない形（BCC）で
送るべきものでした。
大変申し訳ございません。

ほかの方に見える状態に
なったのは、このご案内を
お送りした24名の皆さまの
メールアドレスです。
そのほかの情報は
載っておりません。

お手数ですが、そのメールには
返信や全員への返信をせず、
削除していただけますで
しょうか。

送信の前に宛先の欄を
確かめなかったことが原因です。
今後、一斉のご連絡は、宛先が
BCC に入っていることを
確かめてから送ります。

ご不安な点があれば、
このメールか教室の電話
（03-0000-0000）で
お知らせください。

〇〇教室 田中 優子

このお詫びのメールそのものは、必ず BCC か1人ずつで送ります。個人情報保護委員会は、1,000人を超える会員へのメールで、BCC に入れるべきアドレスを CC に入れて送った例を、報告が必要な例に挙げています（漏えい等の対応とお役立ち資料）。1,000人以下でも漏えいであることに変わりはないので、本人に知らせて削除をお願いするのが一般的です。

6. 個人情報が漏れたとき（個人情報保護法）

小さなお店・個人事業主も対象

個人情報保護法の義務を負う「個人情報取扱事業者」は、お客さんや取引先の個人情報を、検索できるように整理した「個人情報データベース等」を仕事に使っている人です（個人情報保護法16条1項・2項）。名前と組み合わせて入れたメールソフトのアドレス帳や、名刺の情報を表計算ソフトに入れて整理したものも当たり、人数の多い少ないは関係なく、個人事業主も当たります（ガイドライン（通則編）2-4・2-5）。

個人情報は、生きている個人について、その人が誰かを識別できる情報です（2条1項）。会社そのものの情報（会社名・取引の金額）は個人情報ではありませんが、取引先の担当者の名前は個人情報です（ガイドライン 2-1）。メールアドレスも、名前などから誰のものか分かれば、それだけで個人情報です（Q&A Q1-4）。個人のお客さんや、個人事業主の取引先の名前・住所・電話番号も個人情報です。

誤送付・誤送信は「漏えい」

ガイドラインは、個人データが書かれた書類を別の人に送ったこと、個人データを含むメールを別の人に送ったことを、漏えいの例に挙げています。閲覧されないうちに全部を回収できた場合は、漏えいに当たりません（ガイドライン 3-5-1-2）。誤送信先が読む前に削除したことが確かめられれば回収できたことになりますが、確かめられなければ漏えい（またはそのおそれ）に当たり得ます（Q&A Q6-2）。

報告と本人への通知が義務になる4つの場合

出典：個人情報保護法施行規則7条、ガイドライン 3-5-3-1、Q&A。住所・電話番号・メールアドレスだけ、銀行口座の情報だけの漏えいは、直ちには「財産の被害」に当たらないとされています（Q6-11・Q6-14）。

4つのどれかに当たると、個人情報保護委員会への報告と、本人への通知が義務になります（個人情報保護法26条）。

• 報告：知った後すぐの速報（目安は3〜5日以内）と、30日以内（不正の目的のおそれがあるときは60日以内）の確報の2回です。個人情報保護委員会の Web の報告フォームから出し、業種によっては所管の省庁に出します（規則8条、ガイドライン 3-5-3-3・3-5-3-4、漏えい等の対応）。速報で全部を報告できれば、1回で確報を兼ねられます。
• 本人への通知：状況に応じて速やかに、概要・漏れた個人データの項目・原因・二次被害（またはそのおそれ）の有無と内容・そのほか参考になること（本人がとれる対策など）を知らせます（規則10条）。方法は郵便やメールなどで、口頭で伝えたときは書面かメールでも残すのが望ましいとされています（ガイドライン 3-5-4-4、Q&A Q6-29）。連絡先が分からず通知できないときは、事案の公表や問い合わせ窓口で代えます（3-5-4-5）。
• 仕事として預かったデータなら：取引先から頼まれて、その会社のお客さんの名簿で宛名を印刷するなど、個人データの扱いを任されていた（委託を受けていた）ときは、委託元に速やかに知らせれば、自分の報告と本人への通知の義務はなくなり、委託元が報告します（26条1項ただし書・2項、ガイドライン 3-5-3-5・3-5-4-1）。まず委託元に連絡しましょう。
• マイナンバー：漏れた情報にマイナンバーが含まれていたときは、番号法の報告も要ることがあり、報告フォームも分かれています（漏えい等の対応、Q&A Q6-28）。

4つに当たらないとき

報告と本人への通知の義務はありませんが、漏えいがあったら、内容に応じて、被害が広がらないようにすること、事実と原因を調べること、影響の範囲を確かめること、再発防止策を考えて実施することは必要です（ガイドライン 3-5-2）。任意で個人情報保護委員会に報告することもでき（3-5-3-1、Q&A Q6-18）、公表は義務ではありませんが、内容に応じて望ましいとされています（Q6-33）。法律の義務がなくても、本人に知らせてお詫びするのが一般的です。何が漏れたかが分かれば、本人も不審な電話やメールに気をつけられます。

当てはめは、漏れた情報の中身と人数で変わります。迷うときは、個人情報保護委員会の個人情報保護法相談ダイヤル（03-6457-9849、平日9:30〜17:30）に聞けます。法律や制度の質問に、ガイドラインや Q&A にもとづいて答える窓口で、違法かどうかの判断はしていません。

例文9：個人情報が漏れた本人へのお詫び（手紙）

4つの場合に当たらない例ですが、本人に知らせる事項（概要・漏れた項目・原因・二次被害の有無・参考になること）をそろえた形にしています。当たるときは、同じ内容で本人に通知し、個人情報保護委員会にも報告します。

2026年11月10日

佐々木 一郎 様

〇〇クリーニング 田中 太郎
〒000-0000 東京都〇〇区〇〇1-2-3
TEL 090-0000-0000

お客様の情報の取り扱いについてのお詫び

拝啓　このたびは、佐々木様の大切な情報を、誤ってほかのお客様にお送りしてしまいました。ご迷惑とご心配をおかけしますことを、心よりお詫び申し上げます。
11月6日、11月2日の作業分の請求書を郵送する際に、佐々木様あての請求書を、誤って別のお客様に送ってしまいました。11月9日に、受け取られた方からのご連絡で分かりました。
請求書に記載されていたのは、佐々木様のお名前・ご住所・電話番号・作業の内容（エアコン2台の分解洗浄）・ご請求金額です。銀行口座やクレジットカードの番号は記載しておりません。
受け取られた方には事情をご説明し、11月10日に請求書を返送していただきました。写しを取っていないこと、ほかの方に渡していないことも確かめております。現在のところ、この件による被害は確認しておりません。
原因は、2通の請求書を封筒に入れる際に、宛名と中身を照らし合わせなかったことです。今後は、宛名が窓から見える封筒を使い、封をする前に宛名と中身を確かめます。
本来お届けするはずだった請求書を同封いたします。心当たりのない電話や郵便物などがございましたら、下記までお知らせください。
改めまして、深くお詫び申し上げます。
敬具

記
同封書類　請求書（11月2日作業分）　1部
お問い合わせ先　〇〇クリーニング 田中
電話　090-0000-0000（9時〜18時）
以上

法律の改正（2026年7月公布）

2026年7月17日に、個人情報保護法などを改める法律が公布されました（7月10日成立）。漏えいのときの本人への通知は、「通知しなくても本人の権利利益の保護に欠けるおそれが少ない場合」（例として、社内の ID のように、それだけでは意味を持たない情報だけが漏れた場合が想定され、範囲は規則で決める）に、代わりの措置でよいことになります。始まるのは公布から2年以内の政令で決める日で、2026年10月時点ではまだ始まっていません（個人情報保護委員会「令和８年 改正個人情報保護法について」、改正法の概要p.2・p.14）。本人が1人の誤送付の確報をまとめて出せるようにするなど、報告の手続きの見直しも、規則で検討されています。この記事は、2026年10月時点の決まりで書いています。

7. 例文：納期の遅れ・品物の不具合

納期に間に合わないと分かったら、締め切りの前に、分かった時点で知らせます。遅れに相手の事情（原稿や素材が届いた日など）が関わっていても、責める言い方はせず、日付の事実と新しい予定を書きます。

例文10：納期に間に合わない（前もって知らせる）

株式会社サンプル商事
広報部 山田様

いつもお世話になっております。
〇〇デザインの佐藤です。

会社案内パンフレットの初校を、
11月13日（金）にお送りする
お約束でしたが、間に合わない
見込みとなりました。
大変申し訳ございません。

写真の加工にかかる時間の
見込みが甘く、作業が
2日ほど遅れております。

初校は、11月18日（水）の
午前中にお送りいたします。
表紙と1〜4ページは、予定どおり
11月13日（金）にお送りできます。
印刷の入稿日（11月27日）に
間に合うよう進めますが、
社内のご予定に差し支えが
ございましたら、お知らせ
ください。

今後は、作業の途中で進み具合を
確かめ、遅れそうなときは
早めにご相談いたします。

〇〇デザイン 佐藤 花子
sato@example.com
090-0000-0000

新しい日付は、確実に守れる日にします。遅れが相手の予定（印刷・公開・イベント）に響くなら、先に一部を渡す、作業の順番を変えるなどの案も出します。すでに遅れてしまった後のお詫びも、同じ組み立てで、いつ納められるかを日付で書きます。

例文11：納品した品物に不具合があった（交換か返品）

〇〇雑貨店
店長 中村様

いつもお世話になっております。
〇〇工房の小林です。

11月12日に納品したマグカップ
20個のうち3個に、持ち手の
付け根のひびがあるとの
ご連絡をいただきました。
確かめたところ、焼き上がり後の
検品で見落としたものでした。
ご迷惑をおかけし、大変
申し訳ございません。

次のどちらかで対応いたします。
ご都合のよい方をお選びください。

1. 代わりの3個を、
11月20日（金）までに
お届けする
2. 3個をご返品いただき、
その分（6,600円・税込）を
ご請求から差し引く

どちらの場合も、ひびのある
3個は着払いでお送りください。
送料は当方で負担いたします。

今後は、検品のときに、持ち手の
付け根を1個ずつ確かめます。

〇〇工房 小林 恵
info@example.jp
090-0000-0000

検算：1個2,000円（税抜）× 3個 ＝ 6,000円、消費税600円で6,600円です。代わりの品を送るか、返品を受けて代金を減らすかは、相手に選んでもらいます。請求の前なら、その分を除いた請求書（出した後なら訂正版）を出します。請求した後に代金を減らしたり返金したりするのは、消費税では返品・値引きの扱いになり、インボイスに登録している人は返還インボイスを交付します。ただし税込1万円未満なら交付しなくてよいので、この例の6,600円なら要りません（返還インボイスの書き方）。請求書の中での値引きの書き方は値引きの書き方へ。

8. 例文：約束の日の変更・連絡の行き違い

例文12：こちらの都合で予約の日を変えてもらう（LINE）

佐藤様、〇〇サロンの田中です。
11月14日（土）14時のご予約に
ついて、お願いがあり
ご連絡しました。

当日、店の給湯設備の修理が
入ることになり、施術が
できなくなりました。
こちらの都合で、大変
申し訳ございません。

次の日時で、ご都合は
いかがでしょうか。
・11月15日（日）14時
・11月17日（火）11時
・11月21日（土）10時
ほかの日がよろしければ、
お知らせください。
日時の変更で料金は
かかりません。

こちらの都合で約束の日を変えてもらうときは、理由を短く書き、候補の日時を2〜3つ出して、変更で料金がかからないことを書くと、相手が返事をしやすくなります。取引先との打ち合わせなら、メールで同じ組み立てにし、決まった日時を返信で確かめ合います。

例文13：入金済みなのに催促してしまった（行き違い）

株式会社サンプル商事
経理部 山田様

いつもお世話になっております。
〇〇デザインの佐藤です。

12月2日に「ご入金について
のご確認のお願い」をお送り
しましたが、10月31日付の
請求書（No. I-202610-0001、
33,000円）は、11月30日に
お振り込みいただいて
おりました。お支払い済みの
ご請求について確認のお願いを
お送りしてしまい、
大変申し訳ございません。

振込名義が会社名の略称
だったため、入金の照らし
合わせで見落としておりました。
ご確認のお手間をおかけし、
失礼いたしました。

今後は、振込名義だけでなく、
金額と日付でも入金を
照らし合わせます。
確かにお支払いいただき、
ありがとうございました。

〇〇デザイン 佐藤 花子
sato@example.com

入金は、振込名義が会社名の略称やカナで違う、ほかの請求とまとめて振り込まれた、といった理由で見落としやすくなります。支払いのお願いを送る前に確かめることと段階ごとの書き方は支払いをお願いする手紙（催促状・督促状）と請求書を送ったのに支払われないときへ。

9. 責任・損害賠償の考え方（一般的な説明）

お詫びすることと、法律の上でどこまで責任を負うかは別の話です。責任があるか、どこまで負うかは、契約の内容と事情によって決まります。法律の決まりの要点は次のとおりです。

出典：民法、個人情報保護法。遅れや不具合が、契約や取引の社会通念に照らして自分の責めに帰することができない事由によるときは、損害賠償の責任を負いません（民法415条1項ただし書）。契約書に損害賠償の範囲や上限などの定めがあれば、まずそれを確かめます。

お詫び状に書かないほうがよいこと

決まっていない賠償や金額を「すべて弁償いたします」「どのような補償もいたします」と書くと、その内容を約束したと受け取られるおそれがあります。お詫び状では、起きたことと直し方を書き、相手に出た損害は「ご迷惑の内容をうかがい、対応をご相談させてください」として、話し合って決めます。決まったら、金額・方法・期日をメールか書面で確かめ合いましょう。お詫びとして代金を値引きしたり返金したりするなら、書類の扱いは例文11のあとの説明のとおりです。

報酬を減らすと言われたら

従業員を使う事業者から1か月以上の仕事を受けているときは、フリーランス法で、受ける側に責任のない報酬の減額が禁止されています。こちらの責任による遅れや不具合があっても、報酬から差し引けるのは、手直しにかかった費用など客観的に相当と認められる額などに限られます。頼む側の原稿や素材が遅れたり、無理な納期を指定されたりして生じた遅れを、受ける側の責任として差し引くことは、減額の例に挙がっています（公正取引委員会・厚生労働省「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律の考え方」p.31〜32）。全体はフリーランス法とは、減額を求められたときの話し合い方は値下げを求められたらへ。

損害の賠償を求められた、金額が大きい、相手と言い分が食い違う、というときは、早めに弁護士に相談します。フリーランスとして受けた仕事のトラブルなら、フリーランス・トラブル110番（0120-532-110、平日9:30〜16:30、無料）で弁護士に相談できます。

10. pencho でできること

pencho は、スマホや PC のブラウザで請求書・領収書・見積書・納品書を作って PDF にできる Web サービスです（アプリは不要）。発行した書類の誤りは、発行履歴から書類を開いて「訂正する」を押すと、前の版の内容を引き継いで直したい所だけを変え、同じ番号の「訂正版（第2版など）」として発行できます。PDF には「訂正版（第2版）」と、いつ発行した前の版を訂正したものかが載ります。書類の画面には前の版からの変更（宛名・明細・合計など、変わった所の前と後）が出るので、お詫び状の「誤」と「正」を写すときに使えます。訂正は無料プランでも使え、発行件数に数えません（第10版まで。内容が変わらない訂正や、宛名と明細がすべて変わる訂正はできません）。二重に作った書類は「取消する」で取消済みにできます（無料発行の件数は戻りません）。

訂正版の書類では、画面の「送り直すときの文面」に「訂正版を送る」がはじめから出ます（支払期限を過ぎた請求書では「期限を過ぎたとき」が先に出ます）。件名は「【訂正版】請求書 … No.…（差出人名）」、本文は「〇月〇日付の請求書（No. …）に誤りがありましたので、訂正版（第2版、金額）をお送りいたします」「前の請求書（第1版）は破棄していただき、こちらの訂正版をお使いください（お支払いは1回分です）」とお支払期限、「ご迷惑をおかけし、申し訳ございません」です。原因と再発防止は入っていないので、書き足してからコピーするか、メールアプリで開いて送ってください（PDF は自分で添付します）。郵送するなら、同じ画面の「送付状を作る」で日付・宛名・差出人入りの A4 の PDF を作れ、表題（40字まで）・本文（1,200字まで）・同封する書類（600字まで）を例文1の形に書き直せば、訂正版に添えるお詫び状として印刷できます（保存されず、件数にも数えません）。手紙やお知らせの書式、返還インボイスの書式、メールや郵便を代わりに送る機能はありません。作成とプレビューは登録なしででき、PDF の発行は4書類の合計で月3件まで無料、PRO（月480円・年4,800円）なら上限はありません。

この記事は、e-Gov 法令検索・個人情報保護委員会・公正取引委員会・厚生労働省・総務省の公開情報と、一般的なビジネスの手紙の書き方にもとづく説明です。手紙の作法は法律の決まりではありません。個別の漏えいが報告の対象になるかは個人情報保護委員会に、損害賠償など個別の責任の判断は弁護士にご相談ください。

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この記事は、pencho（運営：合同会社イマジネイティブ・アンダーバー）が、国税庁などの公開情報をもとにまとめた一般的な説明です。個別の取引の税務の判断は、税務署や税理士にご確認ください。執筆：pencho 編集部（運営責任者 由良 貴紀、運営者について）。