送付状（添え状）の書き方と例文（記入例つき）

2026年10月22日 更新（2026年9月30日 公開）

請求書を作って印刷する（送付状も作れます）

送付状（添え状）は、郵送する書類の一番上に入れて、「誰が、誰に、何を、いくつ送ったか」を伝える1枚です。送付状を付けることを決めた法律はありませんが、受け取った人が中身がそろっているかを確かめやすいので、仕事の書類を郵送するときは付けるのが一般的です。日付・宛名・差出人・表題・あいさつ・本文を書き、最後の「記」の下に同封した書類と数を並べます。請求書や見積書、送付状は郵便法でいう「信書」なので、郵便などで送ります。メールで PDF を送るなら、送付状は付けず、本文に同じことを書きます。

送付状は必要？

送付状は「添え状」「送り状」とも呼ばれ、法律で決まった書類ではなく、ビジネスの手紙の慣習として付けるものです。それでも郵送では、次のような役目があります。

• 中身の確認：「記」の下の一覧で、受け取った人が書類の種類と数を照らし合わせられます。
• 差出人が残る：封筒を捨てたあとも、誰から届いたか、連絡先がどこかが分かります。
• お願いを伝える：「ご査収ください」「署名してご返送ください」のように、してほしいことを書けます。

日本郵便は、手紙以外の同封物がある場合は便せんが1枚だけでもかまわないとしています（日本郵便「手紙にまつわるQ&A」）。送付状は A4 1枚にまとめれば足ります。渡し方ごとの目安は次のとおりです（どれも一般的な使い方です）。

請求書も送付状も「信書」：郵便などで送る

郵便法は、信書を「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定めています（郵便法 第4条第2項）。総務省のガイドラインは、請求書の類（納品書・領収書・見積書・契約書など）を信書の例に挙げ（総務省「信書のガイドライン」）、会社に「御中」で宛てた文書も信書に当たるとしています（総務省 Q＆A集 総論Q1）。送付状も、特定の相手に「この書類を送ります」と伝える手紙なので、信書の定義に当てはまります。総務省も、荷物に添える添え状・送り状について、信書に当たるとしたうえで例外を説明しています（下の「『添え状・送り状』の例外」）。

• 送れる：日本郵便の郵便（定形郵便・定形外郵便・レターパック・スマートレターなど）と、国の許可を受けた信書便事業者です（総務省「信書に該当する文書に関する指針」のはじめに）。
• 送れない：宅配便のほか、日本郵便のゆうパック・ゆうメール・ゆうパケット・クリックポストでは信書を送れません（日本郵便「信書の送付について」）。
• 頼んだ側も対象：郵便法は、運送会社などに信書を運ぶよう頼むことも禁じていて、違反すると3年以下の拘禁刑または300万円以下の罰金の対象です（郵便法 第4条第4項・第76条）。

「添え状・送り状」の例外は、荷物が主のときだけ

郵便法は、運送会社が信書を運ぶことを禁じたうえで、「貨物に添付する無封の添え状又は送り状」は例外としています（郵便法 第4条第3項）。総務省の指針は、この例外は、荷物という送付の主体があって、その送付に関することを書いた文書が従として添えられる場合に限られるとしています。添え状は、荷物の目録・性質・使い方の説明や、荷物の受け渡し・代金・あいさつなどの簡単な通信文、送り状は、荷物の種類・個数・代価・受取人と差出人の住所や名前などを書いた案内書のことです（指針「5 添え状・送り状」）。

• 商品を宅配便で送る：封をしていない送付状・納品書・請求書を荷物に添えるのは、例外として認められます。日本郵便も、ゆうパックなどに「請求書等の無封の添え状や送り状」は同封できるとしています（日本郵便）。
• 「無封」とは：封筒に入れない、封筒の口を閉じない、透明の袋に入れる、「開閉自由」などと書いておく状態です（総務省 Q＆A集 よくある質問Q6・Q7）。
• 書類だけを送る：荷物がないので、送付状を付けても例外にはなりません。請求書と送付状は、郵便か信書便で送ります。

なお、ガイドラインは、電磁的記録物を送付しても信書の送達には当たらないとしています（総務省「信書のガイドライン」）。送れる方法ごとの料金や、特定記録・簡易書留を付けるときは請求書を郵送するときへ。

送付状に書く項目

日本郵便は、手紙の一般的な構成を「頭語、前文、本文、末文、あとづけ」とし、結語は頭語と対応させて「拝啓」なら「敬具」、「前略」なら「草々」などと決まっていると説明しています（日本郵便「手紙の基本形式」・「頭語と結語」）。ビジネスの手紙では、前文は最小限にとどめてすぐに用件を書き、日時などの大事なことは箇条書きにするとよいとしています（日本郵便「手紙を書くときのポイント（ビジネス編）」）。送付状で、同封した書類を「記」の下に箇条書きにするのも同じ考え方です。日本郵便が手紙の最後に置くとしている日付・名前・宛名（あとづけ）は、ビジネスの送付状では一般に最初に書きます。

頭語と結語のほかの組み合わせや、月ごとの時候のあいさつは頭語と結語・時候の挨拶、宛名の敬称の使い分けは「御中」の書き方と「様」「上様」の使い分けへ。差出人に自宅の住所を書きたくないときは請求書に自宅の住所を載せたくないときを参考にしてください。

1枚分の記入例（図と同じ文面）

2026年10月31日

株式会社サンプル商事
経理部 山田 花子 様

〇〇デザイン
佐藤 花子
〒100-0000 東京都〇〇区〇〇 1-2-3
TEL 090-0000-0000

書類送付のご案内

拝啓　秋冷の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、下記の書類をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
敬具

記
・請求書（No. I-202610-0001）　1部
・納品書（No. D-202610-0002）　1部
以上

• 配置：A4 の縦に横書きで、日付・「敬具」・「以上」は右寄せ、表題と「記」は中央、宛名は左、差出人は宛名より下の右側です。図の見本は、本文10.5ポイント・表題15ポイントで作っています。
• 宛名は差出人より大きく：相手の名前を自分の名前より目立たせるのが一般的です。
• 手書きでも印刷でもよい：送付状の書き方に決まりはないので、ワープロで作った定型を使い回し、日付・宛名・記書きだけを毎回直すと手早く作れます。

記書きの書き方

• 書類の名前に番号や月を添える：「請求書（No. I-202610-0001・10月分）1部」のように書くと、相手の経理が書類と照らし合わせやすくなります。
• 数え方をそろえる：一般に、契約書のようにひとそろいの書類は「部」、手紙や証明書のように1つずつの文書は「通」、紙の枚数を伝えたいときは「枚」を使います。1つの一覧の中では、なるべくどれかにそろえます。
• 書類以外も書く：返信用封筒、資料、写真なども同封したなら一覧に入れます。
• 最後に「以上」：一覧がここで終わることを示します。
• 封をする前に照らし合わせる：一覧と封筒の中身を1つずつ確かめてから封をします。

送付状でよく使う言葉

場面ごとの例文

日付・宛名・差出人・頭語と前文・末文・結語は上の記入例と同じにして、表題・本文・記書きを場面に合わせて入れ替えます。

請求書を送るとき

さて、10月分のご請求書をお送りいたします。
ご査収のうえ、お支払期限の11月30日までに、請求書に記載の口座へお振り込みくださいますよう、お願い申し上げます。

記
・請求書（No. I-202610-0001・10月分）　1部
以上

請求書そのものの書き方は請求書の書き方、封筒の表と裏、「請求書在中」の書き方は封筒の書き方へ。

見積書を送るとき

さて、先日ご依頼いただきました「〇〇様邸 外壁塗装工事」のお見積書をお送りいたします。
お見積りの有効期限は、11月30日までとしております。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

記
・御見積書（No. E-202610-0003）　1部
・現地の写真　2枚
以上

有効期限や見積条件の書き方は見積書の書き方・見積書の効力と有効期限へ。

納品書を商品に添えるとき

さて、ご注文いただきました商品をお届けいたします。
お手数ですが、納品書と照らし合わせて、品物と数量をご確認ください。
万一、不足や破損がございましたら、お知らせください。

記
・納品書（No. D-202610-0004）　1部
・〇〇（商品）　3箱
以上

商品と一緒に宅配便などで送るなら、送付状と納品書は封をせずに荷物に添えます（上の「『添え状・送り状』の例外」）。納品書の書き方は納品書の書き方へ。

領収書を郵送するとき

さて、ご依頼いただきました領収書をお送りいたします。
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

記
・領収書（No. R-202610-0005）　1通
以上

紙の領収書は、売上代金で5万円以上なら収入印紙が必要です（営業に関しないものなど例外があります。国税庁 No.7105）。送付状のほうには、受け取った日や金額を書いて「確かに受け取りました」と伝えないほうが安心です。国税庁の通達は、表題や形式がどうであっても、お金を受け取ったことを証明するための文書は受取書に当たるとし、入金を知らせる「振込済みのお知らせ」なども受取書としています（印紙税法基本通達 別表第一 第17号文書の1・4）。受け取った証明は領収書に任せ、送付状は「何を送ったか」だけにします。金額ごとの印紙の額は領収書の収入印紙へ。

契約書を送り、署名して返送してもらうとき

さて、先日お打ち合わせいたしました業務委託契約につきまして、契約書を2部お送りいたします。
内容をご確認のうえ、2部ともにご署名・ご捺印いただき、1部を同封の返信用封筒にて、11月13日までにご返送くださいますよう、お願い申し上げます。
もう1部は、貴社にて保管くださいますようお願いいたします。

記
・業務委託契約書　2部
・返信用封筒　1通
以上

• 押印：契約は当事者の意思が合えば成り立ち、書面への押印は特段の定めがある場合を除いて必要な要件ではないとされています（内閣府・法務省・経済産業省「押印についてのＱ＆Ａ」問1）。押印をお願いするかは、取り決めや相手の社内の決まりに合わせます（印鑑を押す位置）。
• 収入印紙：収入印紙がいる契約書なら、双方が署名・押印した2部は、どちらも課税文書になります（国税庁 No.7120）。どの契約書にいくら要るかは業務委託契約書の収入印紙へ。
• 返信用封筒：自分の住所と名前を書いて切手を貼り、名前の下は「様」ではなく「行」にします（封筒の書き方）。契約書の中身は業務委託契約書の書き方へ。

「届いていない」と言われて送り直すとき

さて、10月31日にお送りいたしました請求書（No. I-202610-0001、33,000円）がお手元に届いていないとのこと、ご迷惑をおかけいたしました。
同じ請求書を、改めてお送りいたします。前回お送りしたものと同じ番号・同じ内容で、お支払いは1回分です。
お支払期限は11月30日です。ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
なお、前回の請求書があとから届きました場合は、どちらか一方でお手続きいただけますと幸いです。

記
・請求書（No. I-202610-0001・10月分）　1部
以上

番号・日付・金額は元のまま送り直し、新しい請求と間違われないようにします。支払期限を過ぎてから送り直すときの書き方や、二重払いを防ぐ書き方は再請求書の書き方へ。

FAX で送るとき

FAX では、1枚目に送付状（「FAX 送信票」とも呼ばれます）を付けます。会社の FAX は何人かで使うことが多いので、誰宛てか、全部で何枚届くはずかが1枚目で分かるように書くのが一般的です。

FAX送付のご案内

送信日：2026年11月2日
宛先：株式会社サンプル商事 経理部 山田 花子 様
FAX：03-0000-0000

送信者：〇〇デザイン 佐藤 花子
TEL：090-0000-0000

送信枚数：3枚（この送付状を含む）
件名：10月分の請求書

いつもお世話になっております。
10月分の請求書をお送りいたします。原本は本日、郵送いたします。
枚数が足りない、読みにくいところがあるなどの場合は、お手数ですがお電話でお知らせください。

• 番号を確かめる：押し間違えると、ほかの人に書類が届いてしまいます。送る前に FAX 番号を見直し、はじめての相手には届いたかを電話で確かめると安心です。
• 白黒で読めるか：色の付いた罫線や薄い文字は、FAX では読みにくくなることがあります。
• 印紙と原本：国税庁は、ある契約で出す文書についての解説で、請求書や領収書を FAX やメールで送るだけなら、文書を渡していないので印紙税はかからず、受け取った人が印刷したものもコピーと同じとしています。一方で、送ったあとに改めて紙の正本を渡すと、その正本は課税文書になるとしています（国税庁の解説（コミットメントライン契約の文書）問2）。契約書を FAX で送り、送り先で印刷したものも、写しと同じで課税対象になりません（国税庁 No.7120）。あとで原本を郵送する領収書や契約書は、その原本に印紙が要るか（金額や文書の種類）を確かめます。

メールで送るとき（送付状の代わりに本文で）

PDF をメールで送るときは、送付状は付けず、本文に同じことを書くのが一般的です。送付状の「記」に当たるのが、添付ファイルの一覧です。頭語・結語や時候のあいさつは書かず、「いつもお世話になっております」から始めるのが一般的です。

株式会社サンプル商事
経理部 山田様

いつもお世話になっております。〇〇デザインの佐藤です。
10月分の請求書をPDFでお送りいたします。

添付ファイル：請求書_I-202610-0001_株式会社サンプル商事.pdf（1点）
ご請求金額：33,000円（税込）
お支払期限：2026年11月30日

ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇デザイン 佐藤 花子
TEL 090-0000-0000

はじめての取引先・LINE で送るときの例文や、送る前の確かめ方、送ったメールの保存は請求書を送るメール・LINE の例文へ。見積書なら見積書を送るメールの例文へ。

封筒に入れるとき

• 留め方：一般に、送付状と同封の書類はホチキスで留めず、重ねて入れます。請求書が何枚かに分かれるときは、その書類だけをクリップなどでまとめます。
• 返信用封筒：契約書を返送してもらうなら、折って一緒に入れます。
• 折り方と封筒：三つ折りの順番、封筒の大きさと切手の料金、表と裏の書き方は封筒の書き方にまとめています。

よくある間違い

日本郵便は、（株）のような略字を使わず「株式会社○○」と書くのが正式とされていること、「○○課御中 郵便太郎様」のように敬称を重ねるのは誤りであることを説明しています（日本郵便「封筒の表書き・裏書きの書き方」）。役職と「様」の重ね方などは宛名の書き方へ。送ったあとに請求書の誤りに気づいたら請求書を間違えたときの直し方、おわびの手紙を添えるならお詫び状の書き方へ。

pencho でできること

pencho では、発行履歴の書類の画面の上にある「送付状を作る」（発行した直後の画面では「郵送するなら：送付状を作る」）で、その書類の宛名・差出人・番号を入れた送付状を A4 の PDF にできます。日付・宛名・差出人・表題・本文・同封する書類は書き直せ、本文ははじめからこの記事の記入例と同じ形（拝啓〜敬具、記・以上）になっています。送付状は保存されず、無料発行の件数にも数えません（無料プランでも使えます）。請求書・見積書・納品書・領収書は PDF にでき（レシート型の領収書を除いて A4）、発行後の画面の「PDFを開く・印刷する」や、発行履歴の書類の画面（PDF の再ダウンロードの期限内）から印刷して、送付状と一緒に郵送できます（郵送の手配や代行はしません）。白黒の「標準」の書式は、モノクロ印刷や FAX にも向く形にしています。

メールで送るなら、発行後の画面の「送付用の文面」に、宛名・番号・金額・支払期限を入れた件名と本文が出ます。書き直してから「件名と本文をコピー」するか、「メールアプリで文面を開く」で使えます（PDF は自動では添付されないので、保存した PDF を添付してください）。言い回しの違うひな形（丁寧・簡潔・はじめての取引先・LINE・チャット向け）と、書き直した文面を定型として保存するのは PRO の機能です。発行履歴の書類の画面には、同じ PDF を送り直すときの「送り直すときの文面」もあります。送信の代行はしないので、送るのはご自身のメールなどからです。その場で渡すならQR で渡す（QR は24時間）も使えます。作成とプレビューは登録不要、PDF の発行は4書類の合計で月3件まで無料、PRO（月480円・年4,800円）なら上限がありません。

この記事は、総務省・日本郵便・国税庁・e-Gov 法令検索などの公開情報と、一般的なビジネスの手紙の書き方にもとづく説明です。送る物が信書に当たるか迷うときは日本郵便や総務省に、印紙税や契約の個別の判断は税務署・税理士・弁護士にご確認ください。

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この記事は、pencho（運営：合同会社イマジネイティブ・アンダーバー）が、国税庁などの公開情報をもとにまとめた一般的な説明です。個別の取引の税務の判断は、税務署や税理士にご確認ください。執筆：pencho 編集部（運営責任者 由良 貴紀、運営者について）。