請求書の作り方5通りを比べる（エクセル・Numbers・手書き・スマホなど）：早見表と選び方

2026年10月29日 更新（2026年10月10日 公開）

請求書をスマホで作る

請求書は、手書き・エクセルや Numbers などの表計算ソフト・文書作成ソフトのひな形・会計ソフトの請求書機能・請求書のクラウドサービス・スマホのブラウザで作るサービスの、どれで作ってもかまいません。インボイスとして書く項目も、消費税の端数の決まりも、控えを残す期間も、方法によって変わりません。違うのは、手間、計算を自分でするかどうか、控えの残し方、費用、送り方です。月に数枚なら費用をかけない方法で足り、その場で渡すならスマホ、取引先が多く送付や入金の管理までまとめたいならクラウドサービス、帳簿づけまでつなげたいなら会計ソフトが向きます。早見表で当たりを付けてから、自分の働き方に合う方法を選んでください。

早見表：5つの方法の向き不向き

表計算ソフトは、使う人の多いエクセル（Microsoft）と、Mac で無料で使える Numbers（Apple）の名前を挙げます。会計ソフトや請求書のサービスの名前・料金は、変わることがあるため、この記事では挙げていません。使う前に、それぞれの公式の説明で機能と料金を確かめてください。スマホで作る方法のうち、アプリを入れずにブラウザで作って送る手順は請求書・領収書はアプリなしで作れる、アプリとブラウザの違いは領収書アプリは必要？へ。

どの方法でも変わらない決まり

• 書く項目：請求書の様式は法令等で決まっておらず、インボイスとして必要な6つの事項（発行者の名前と登録番号・取引の年月日・内容・税率ごとの合計と税率・税率ごとの消費税額・相手の名前）が書いてあれば、名前を問わずインボイスになります（国税庁 インボイス Q&A（令和8年5月改訂）問25）。国税庁は、手書きの領収書でも記載事項があればインボイスになるとしています（問26）。書き方は請求書の書き方・インボイスの記載事項へ。
• 消費税の端数：1枚の請求書につき、税率ごとに1回だけ処理します。切り捨て・切り上げ・四捨五入のどれでもよいですが、明細ごとに消費税を出して端数を処理し、足し合わせるのは認められていません（問57）。
• 控えの保存：所得税では、請求書の控えは5年保存します（国税庁 No.2070・No.2080）。インボイスに登録している人が出したインボイスの写しは7年です（問79）。PDF で送った分は、PDF のまま保存します（下の「控えと保存」）。
• 渡し方：インボイスは紙の代わりに PDF などの電子データでも渡せます（問31）。紙で郵送するなら、請求書は「信書」に当たります（総務省 信書のガイドライン）。

選び方：枚数・働き方ごとの目安

使い始める前に確かめること

手間：始めるまで・1枚ごと・毎月の繰り返し

どの方法でも、前の請求書を写して作ると、宛名・日付・番号・件名が前のまま残る間違いが起きやすくなります。送る前に、上から順に見直しましょう（請求書の書き方のよくある間違い）。

計算の誤り：式を自分で作る方法ほど注意

会計ソフトや請求書のサービスは、明細を入れると合計と消費税を計算します。それでも、税抜で入れるか税込で入れるか、端数を切り捨てるか四捨五入するかの設定は、使う人が確かめます。手書きと表計算ソフトのひな形は、計算そのものを自分で（または自分で作った式で）します。ひな形でよく起きるのは、消費税を明細の行ごとに出してしまうこと、表示だけ丸めて中の値が端数のままになること、源泉徴収の計算のもとを間違えることです。

ひな形の計算の欄の記入例

表計算ソフトで請求書のひな形を作るときの、計算の欄の例です。デザインの仕事を会社に請求し、源泉徴収を差し引く場合にしています（名前・金額は架空です）。

• 8%（軽減税率）の品目があるときは、「8%対象」の合計の欄を別に作り、8%の消費税もその合計から1回だけ出します。
• デザインの報酬は、会社などから受け取るときは源泉徴収の対象です（所得税法204条1項1号）。報酬と消費税を分けて書けば税抜の額で計算でき、報酬と一緒に受け取る交通費も原則として計算に含めます（国税庁 No.2795）。源泉徴収のない仕事なら、この2行は要りません（源泉徴収の計算と書き方・源泉徴収の計算ツール）。
• 文書作成ソフトのひな形は計算の式が入っていないことが多いので、電卓で2回たしかめてから数字を打ち込みます。

行ごとに消費税を出すと、1円ずれる

上の例で、明細の行ごとに消費税の列を作ると、28,875円は2,887.5円、6,325円は632.5円、1,180円は118円になり、行ごとに端数を処理してから足すことになります。

行ごとに端数を処理して足し合わせる方法は、インボイスでは認められていません（問57）。ひな形には、行ごとの「消費税」の列を作らず、税率ごとの合計の下に消費税の欄を1つだけ置きます。計算のしかたは請求書の消費税の計算方法・消費税の計算ツールへ。

表示だけ丸めると、見た目の合計が合わない

行ごとに税込の金額を出す列を作り、小数点以下を表示しない設定にしたとします。28,875円 × 1.1 ＝ 31,762.5円、6,325円 × 1.1 ＝ 6,957.5円は、画面では一般に四捨五入した31,763円・6,958円に見えますが、セルの中の値は端数のままです。3行の合計の欄は 31,762.5＋6,957.5＋1,298 ＝ 40,018円と出るのに、見えている数字を足すと 31,763＋6,958＋1,298 ＝ 40,019円になり、受け取った人が足し算をすると1円合いません。

• 税込の金額は行ごとに出さず、税率ごとの合計と消費税から合計を出す。
• 端数は表示の桁数ではなく、計算式で値そのものを切り捨てる（四捨五入する）。
• ひな形を作ったら、端数が出る数字で一度試し、電卓の計算と合うか確かめる。

エクセル・Numbers の式の例

上の記入例を、エクセルの式にした例です。5〜14行目を明細の行にし、A列に品名、B列に数量、C列に単価（税抜）、D列に税率を「10」「8」と数字で、E列に金額を入れます。Mac の Numbers でも、同じ名前の関数（ROUNDDOWN・SUMIF）で同じ式が使えます（Microsoft：ROUNDDOWN 関数・SUMIF 関数、Apple：値の丸めに使用する関数・条件を使用できる関数）。

• 「×10%」を「*10/100」と書いているのは、0.1 のような小数がコンピューターの中では正確に表せず、まれに 3,637.999… のような値になって、切り捨てで1円ずれるのを避けるためです（Microsoft：浮動小数点演算で不正確な結果が出ること）。整数を掛けてから割ると、割り切れる数はちょうどの値になります。
• 四捨五入にするなら ROUNDDOWN を ROUND に、切り上げなら ROUNDUP に替えます。どれにするかは自由ですが、1枚の中では税率ごとに1回だけです。
• 8%の品目がなければ、8%の2つの欄は0円のままでかまいません。源泉徴収のない仕事なら、最後の2つの欄は消します。

Mac なら Numbers でも同じように作れる

エクセルが入っていない Mac でも、Apple の Numbers で同じひな形を作れます。Numbers は App Store で無料で入手でき、表の作成・編集にサブスクリプションはいりません（App Store：Numbers）。

• PDF にする：「ファイル」＞「書き出す」＞「PDF」。取引先に送るのは、この PDF です（Apple：Numbers で別のファイルフォーマットに書き出す）。
• エクセルのひな形を使う：取引先や前の職場のエクセルのひな形も、Numbers で開いて使えます（Apple：Numbers へ Excel ファイルを読み込む）。開いたら式が残っているかを確かめ、端数が出る数字で一度試します。
• エクセル形式で渡すように言われたら：「ファイル」＞「書き出す」＞「Excel」で書き出せます。ただし、請求書をそのまま送るなら、書き換えられない PDF のほうが向きます。

インボイスの要件：方法ごとに確かめること

インボイスに書く6つの事項は、どの方法でも同じです。方法ごとに違うのは、その事項を書く欄がそろっているかどうかです。

手書きのインボイスの書き方は手書きの領収書をインボイスにする書き方、インボイスに登録していない人の請求書はインボイス未登録の請求書の書き方へ。登録していない人は登録番号を書かず、ひな形やサービスの登録番号の欄は空けておきます。

控えと保存：渡し方で残し方が決まる

控えの残し方は、作った方法ではなく、相手にどう渡したかで決まります。

出典：インボイス Q&A 問80・電子帳簿保存法一問一答【帳簿書類関係】（令和8年7月）問24・問25・電子帳簿保存法4条2項・7条・一問一答【電子取引関係】（令和8年7月）問1・問5・問29。

PDF で送ったら、PDF のまま残す

メールの添付ファイルなどで請求書をやりとりすることを「電子取引」といい、送った側も、そのデータを保存しなければなりません（一問一答 問1・問2）。所得税・法人税では、2024年1月1日以後の電子取引のデータを、印刷した紙だけで保存することは認められていません（問29）。消費税の面だけなら、渡したインボイスのデータを印刷した紙で残すことも認められていますが（インボイス Q&A 問81）、所得税の面でデータが要るので、PDF は消さずに残します。データを残したうえで、整理のために印刷して綴じるのはかまいません（問31）。

特別なソフトを使っていない個人事業主なら、国税庁は、ファイル名に日付・取引先・金額を入れてフォルダに分け、訂正・削除を防ぐ事務処理規程を定めて守る、という保存のしかたを例に挙げています。前々年の売上高が5,000万円以下で、税務職員からのデータのダウンロードの求めに応じられるなら、ファイル名で探せるようにする工夫は要りません（問19、国税庁 事務処理規程のサンプル）。くわしくは請求書・領収書の保存期間と PDF の保存のしかたへ。

サービスの「控え」は、保存期間と同じとは限らない

訂正・削除の記録が残る（または訂正・削除ができない）サービスの中で、送ることと保存の両方をしているなら、電子取引の保存の要件を満たすと考えられます。ただし、保存だけをサービスで行い、送るのはメールなど外でしているなら当たらず、事務処理規程などが別に要ります（問5・問43）。サービスで控えを見られる期間が、法律の保存期間（5年・7年）より短いこともあります。やめると控えが見られなくなるサービスもあるので、期間と書き出しの方法を確かめ、PDF は自分の端末やクラウドにも保存しておきます。

エクセルや Numbers のひな形では、前の月のファイルに上書きして作ると、前の月の控えが消えます。1枚ごとに別のファイルにし、送った PDF も一緒に残しましょう。

費用：利用料のほかに、紙・郵送・時間

紙で郵送するなら、どの方法でも切手代と封筒・印刷の費用がかかります。A4 の請求書を3つ折りにして定形の封筒に入れる程度なら、定形郵便物（50g以内）で110円です（日本郵便 国内の料金表、2026年10月29日に確かめました）。月に数枚なら差は小さくても、取引先が多いと、郵送の費用と封入・投函の時間が積み重なります。

送り方：紙・PDF・サービスからの送信

郵送で送れるサービス・送れないサービスは日本郵便「信書の送付について」に一覧があり、紙の請求書を郵送するときの送り方は請求書を郵送するとき、送付状は送付状の書き方、封筒は封筒の書き方へ。PDF などの電磁的記録を送ることは、信書の送達には当たりません（総務省 信書のガイドライン）。PDF を送るときの文面は請求書を送るメールの例文、紙の原本を求められたときは請求書の原本は必要？へ。

データの形式を決めた電子インボイス（デジタルインボイス）は、日本の標準仕様をデジタル庁が管理しています（デジタル庁「日本におけるデジタルインボイスの標準仕様」）。取引先からこの形式で受け取りたいと言われたら、対応したサービスを使う必要があります。PDF を作る方法だけでは送れません。

乗り換えるとき：引き継ぐものと、取引先へのお知らせ

紙の郵送から PDF のメールに変えるときは、いつの分から変えるか、送り先、変わること・変わらないことを書いて知らせます。紙の原本が要る取引先もあるので、紙を続けてほしいときは知らせてもらうようにします。

株式会社サンプル商事
経理ご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇デザインの佐藤です。

これまで請求書を郵送でお送りしておりましたが、
11月分の請求書から、PDF をメールに添付して
お送りする形に変えさせていただけないでしょうか。

・送り先：このメールをお送りしているアドレスあてに
　お送りします（別の送り先がよろしければお知らせください）
・請求書の番号の形が「2026-11-001」のように変わります
・宛名・お振込先・登録番号・お支払期限は変わりません

紙の請求書（原本）が必要な場合は、これまでどおり
郵送いたしますので、お手数ですがお知らせください。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇デザイン 佐藤 花子
電話：000-0000-0000

切り替えた後も、PDF の控えの保存と、紙の控えの保存の両方が続きます。切り替える前の紙の控えも、保存期間のあいだは捨てずに残します。

作り方ごとのよくある失敗

pencho が向く人・向かない人

pencho は、この記事でいう「スマホのブラウザで作るサービス」です（パソコンのブラウザでも使えます）。できること・できないことは次のとおりです。

向いているのは、作業の現場や外出先でその場で作って渡したい人や、月に数枚〜十数枚を出し、帳簿は会計ソフトなどで別につける人です。送信・郵送・入金の確認までまとめて任せたい人や、取引先が多く毎月決まった請求をまとめて送る人には、請求書のクラウドサービスや会計ソフトのほうが合います。pencho は控えを法律の保存期間（5年・7年）のあいだ預かるサービスではないので、発行した PDF はご自身の端末やクラウドに保存してください。送信の代行はしないので、PDF をメールなどに添付するか、印刷して郵送します。

この記事は pencho の運営者が書いています。pencho が向かない場面も、そのまま書くようにしています。ほかの方法の機能や料金は、それぞれの公式の説明で確かめてください。

この記事は国税庁・総務省などの公開情報にもとづく一般的な説明です。個別の取引や保存のしかたの判断は、税務署・税理士にご確認ください。

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この記事は、pencho（運営：合同会社イマジネイティブ・アンダーバー）が、国税庁などの公開情報をもとにまとめた一般的な説明です。個別の取引の税務の判断は、税務署や税理士にご確認ください。執筆：pencho 編集部（運営責任者 由良 貴紀、運営者について）。