最初の取引で出す書類はどれ？仕事別の早見表と、出さなくていい書類

2026年10月30日 更新（2026年10月16日 公開）

記入例から最初の1枚をつくる

開業して最初の注文が入っても、見積書・納品書・請求書・領収書の4つを毎回そろえる必要はありません。出す順番は一般に「見積書 → 納品書 → 請求書 → 領収書」ですが、デザインなどの制作なら見積書と請求書、物の卸なら納品書と請求書、その場で売るならレシートか領収書、というように、仕事の形で要る書類が変わります。法律で渡す決まりがあるのは、払う人に求められた領収書や、インボイスに登録した人が課税事業者の取引先に求められたインボイスなど、限られた場面です。この記事では、6つの仕事の形ごとに出す書類と順番を早見表と例でまとめ、発注書がないとき、取引先に書式を指定されたとき、出さなくていい書類、控えの残し方までを順に説明します。各書類の書き方は、それぞれの記事へリンクしています。

4つの書類の役目と、出す順番

4つの書類は、取引の流れのどこで出すかが違います。発注書（注文書）は、仕事を頼む側が出すものです。

書き方は、見積書の書き方・納品書の書き方・請求書の書き方・領収書の書き方にまとめています。開業して最初の請求書（屋号なし・登録番号なし・源泉徴収あり）の記入例は開業して初めての請求書の書き方へ。

法律で渡す決まりがある場面は限られる

見積書・納品書・請求書を出すことを一般に義務づける法律はなく、取引先との決め方や商習慣で出します。決まりがあるのは、主に次の場面です。くわしくは請求書・領収書の発行は義務？へ。

• 領収書：代金を払う人は、払うのと引き換えに受取証書（領収書）を求めることができます。紙の代わりに電子データを求めることもできます（民法486条）。
• インボイス：インボイスに登録した人は、課税事業者の取引先から求められたら、インボイスを渡します（国税庁 No.6498）。インボイスは名前を問わないので、請求書・納品書・領収書のどれか1つに、決まった項目をそろえれば足ります（インボイス Q&A 問25）。登録していなければ、登録番号のない書類で出します（インボイスに登録していない人の請求書）。
• 発注の条件：事業者が、従業員を使っていないフリーランスに仕事を頼んだら、頼んだ側が直ちに、仕事の内容・報酬の額・支払期日などを書面かメールなどで示します（フリーランス法3条）。受ける側が出す書類の決まりではありません。
• 業種の決まり：個人のお客さんへのネットショップ、教室の長い契約、訪問販売などには、特定商取引法で決まった表示や書面があります（下の物販・教室・サービスの節）。

仕事の形ごとの早見表

自分の仕事に近い行を見てください。「省ける」としたのは、出さなくて済むことが多い書類で、取引先に求められたら出します。

仕事の形ごとの流れと例

制作：見積書から請求書まで（バナー制作の例）

開業したばかりのデザイナーが、従業員のいる会社から Web サイト用のバナー制作を頼まれた例です。屋号もインボイスの登録番号もなく、取引先は報酬から源泉徴収すると言っています。

• 検算：源泉徴収税額は、消費税相当額を分けて書いた報酬 45,000円 × 10.21% ＝ 4,594.5円の1円未満を切り捨てて 4,594円（国税庁 No.2795）。45,000円＋4,500円−4,594円＝44,906円です。源泉徴収される報酬かどうかは自分の報酬は源泉徴収される？、計算は源泉徴収の計算へ。
• データで納める仕事では、納品のメールが「何をいつ納めたか」の記録になるので、納品書を求められていなければ出さないことも多いです。受け取ったという返事のメールも残しておきます。
• 見積書の番号・請求書の番号の付け方は請求書番号の付け方、見積書を出した後に条件が変わったときは見積書の効力と有効期限へ。

サービス：事業者からの依頼と、個人のお客さんの家での作業

同じ「作業」の仕事でも、相手が事業者か個人のお客さんかで、出す書類が変わります。

お客さんの家で契約するときは、特定商取引法の訪問販売に当たるかどうかで、渡す書面が変わります。お客さんが自分から家での契約を頼んで呼んだときは、訪問販売の書面の決まりはかかりません（特定商取引法26条6項1号）。見積もりだけのつもりで呼ばれてその場で契約した、頼まれていない工事を勧めた、といった場面は当たることがあります。場面ごとの見分け方と書面は出張修理・ハウスクリーニングの見積書と請求へ。

物販：卸とネットショップ

卸（お店や会社に売る）は、次の順が一般的です。

1. 価格表（卸値）か見積書を渡し、締め日・支払日を決める
2. 注文書・注文のメールを受け取る（相手が出す）
3. 品物に納品書を添えて納める。相手が数を確かめる
4. 請求書を出す。月に何度も納めるなら、納品のたびに納品書、締め日に1か月分の請求書

納品のたびに「納品書兼請求書」を出す形もあります。どちらにするかと、同じ代金を2回請求しない注意は納品書兼請求書の書き方、締め日の決め方は締め日と支払日へ。

ネットショップ（個人のお客さんに売る）は、代金を先にもらうことが多く、順番が入れ替わります。

1. 販売ページに、販売価格と送料、支払いの時期と方法、発送の時期、返品の扱い、事業者の氏名（名称）・住所・電話番号などを表示する（特定商取引法11条、消費者庁 特定商取引法ガイド「通信販売」）
2. 注文が入ったら、受けた内容・金額・支払方法・発送の予定をメールで知らせる
3. 入金を確かめる
4. 発送する。荷物に納品書（明細書）を入れると、お客さんが注文どおりか確かめやすい
5. 領収書は求められたら渡す（荷物に入れるか PDF で）

銀行振込などで代金を先に受け取り、すぐに発送しない（消費者庁の説明では、取引の実態からみて1週間程度より遅れる）ときは、注文を受けるかどうか、受け取った額と日付、商品と数、発送の時期などを、遅滞なく書面で知らせる決まりがあります。お客さんの承諾があれば、メールなどの電子の方法でもかまいません（特定商取引法13条、消費者庁）。お店や会社が仕事のために買う取引は、これらの決まりの対象外です（同法26条1項1号）。使っているネットショップのサービスに、注文確認のメールや領収書を出す機能があるかも確かめておきましょう。

委託販売：預けるときの納品書と、お店の精算書

雑貨店やギャラリーに作品を預けて売ってもらう委託販売では、作家が出すのは、預ける作品の一覧としての納品書です。預けただけでは代金の請求にならないので、納品書は2部作り、控えにお店の受け取りのサインをもらっておくと、数が合わないときに確かめられます。月末などにお店から売れた数と金額をまとめた精算書が届き、手数料を引いた額が振り込まれます。請求書は、お店に求められたときに出します。納品書に書く金額（販売価格か受け取る額か）、精算書の見方、売上になる時期は委託販売の納品書の書き方へ。

その場で売る：代金と引き換えに、レシートか領収書

マルシェ・クラフトフェアへの出店、店頭、キッチンカーなど、その場で代金を受け取る売り方では、見積書・納品書・請求書は一般に要りません。渡すのはレシートか領収書で、領収書は払う人に求められたら、代金と引き換えに渡します（民法486条）。宛名を書かないレシート型の領収書も使えます（レシートのような領収書）。インボイスに登録していて、課税事業者のお客さんに求められたときは、小売業・飲食店業などなら宛名を省いた簡易インボイスでかまいません（インボイス Q&A 問24・問58）。出店の前の準備と渡し方はイベント出店で領収書をその場で渡すには、紙で渡す領収書の印紙は領収書の収入印紙へ。

教室：月謝の領収書と、長い契約の書面

生徒や保護者から月謝をもらう教室では、料金表と規約（入会金・月謝・振替・退会の決まり）を渡して申込みを受け、月謝を受け取ったら、求められたときに領収書を渡します。見積書・納品書は一般に要らず、月謝の請求書（案内）を出すかは教室のやり方しだいです。宛名や但し書きの書き方、まとめ払いは月謝の領収書の書き方へ。

ただし、語学教室・家庭教師・学習塾・パソコン教室で、期間が2か月を超え、入学金・受講料・教材費などの合計が5万円を超える契約は、特定商取引法の「特定継続的役務提供」に当たります。契約の前に概要書面、契約の後に契約書面を渡し、書面には赤枠の中に赤字で注意を書くなどの決まりがあります（消費者庁 特定商取引法ガイド「特定継続的役務提供」、特定商取引法42条）。1か月ごとに更新する月謝制の学習塾は、原則として当たらないとされていますが、教材を売るなどして実態として長く契約に縛る場合は当たることがあります（消費者庁 Q&A Q27）。料金を変えるときの扱いは料金改定のお知らせへ。会社や団体の講座で講師料をもらうなら、事業者からのサービスと同じく見積書と請求書です。

発注書がないまま頼まれたら

電話やチャットの「お願いします」だけでも、契約そのものは成り立ちます（民法522条2項）。困るのは、金額・納期・支払日を後から確かめられないことです。事業者からの仕事なら、頼む側が条件を書面かメールなどで示す決まりがあるので（フリーランス法3条）、条件をメールで送ってもらうよう頼み、自分からも「以下の内容で承りました」と確認のメールを送って返事をもらいます。頼み方と例文、確かめる項目の一覧は発注書・契約書がないまま仕事を頼まれたらへ。

こちらから見積書を出して、「この見積書の内容で発注します」と返事をもらう方法もあります。取引先から注文書が届き、「注文請書」を返すよう頼まれたら、紙で渡すと収入印紙がいる場合があります（注文請書の収入印紙）。続く取引や金額の大きい仕事は、業務委託契約書を交わしておくと安心です。

取引先から書式・出し方を指定されたら

会社との取引では、請求書の書式や送り方を取引先が決めていることがよくあります。指定があれば、それに合わせるのが基本です。

取引の前に、口座・登録番号の有無・マイナンバーなどを書く「取引先の登録」の書類を求められることもあります。開業届の控えやマイナンバーを求められたときは開業届を出す前でも請求書・領収書は出せる？へ。

支払通知書（仕入明細書）で払う取引

取引先によっては、請求書を受け取らず、自社で作った支払通知書（仕入明細書）で支払うことがあります。国税庁の Q&A も、取決めにより仕入明細書で支払いが行われ、売り手がインボイスを渡せない取引があることを前提に説明しています（インボイス Q&A 問121）。買い手がこれを仕入税額控除（消費税の計算）に使うには、売り手の確認を受けたものであることが必要で、確認のしかたには、通知書を受け取ってから一定の期間内に誤りの連絡がなければ確認したものとする、という取決めも含まれます（問86）。届いたら、金額・日付・品名を自分の控えと照らし合わせ、期間を過ぎないうちに返事をしましょう。インボイスに登録している人は、自分の名前と登録番号が正しく載っているかも見ます（問86の記載事項）。

例文1：最初の取引の前に、書類の出し方を確かめる

株式会社〇〇
経理ご担当者様

はじめてご連絡いたします。
このたびバナー制作をお引き受けした
デザイナーの佐藤花子です。
初めてのお取引のため、
書類の出し方を確認させてください。

1. 請求書の書式の指定
（貴社の書式・受付システムなど）
2. 請求書の送り先と送り方
（メールか郵送か、ご担当の方）
3. 締め日とお支払日
4. 見積書・納品書の要・不要
5. 発注番号の有無
（あれば請求書に記載します）

なお、私はインボイスの登録を
していないため、請求書に
登録番号は記載されません。
お手数ですが、
よろしくお願いいたします。

登録していないことを先に伝えておくと、取引先の経理で扱いを決めやすくなります。値段への影響を聞かれたときの考え方はインボイスに登録していない人の請求書へ。

例文2：支払通知書を確かめたときの返事

上のバナー制作の取引先が、請求書の代わりに支払通知書を送ってくる場合の例です。この場合、自分の請求書は出しません。

株式会社〇〇
経理ご担当 山田様

お世話になっております。佐藤花子です。
11月分の支払通知書を拝受しました。
私の控えと照らし合わせ、

・お支払額　44,906円
（源泉徴収税額 4,594円差引後）
・お支払予定日　12月25日

の内容で相違ないことを確認いたしました。
引き続きよろしくお願いいたします。

金額が違うときは、どの行がいくら違うかを書いて、直した通知書を送ってもらうよう頼みます。源泉徴収や振込手数料の差し引きで額が変わることもあるので、内訳を確かめてから連絡します（振込手数料を差し引かれたら）。

出さなくていい書類と、出してはいけない書き方

最初の取引では「全部出しておけば安心」と思いがちですが、同じ代金に書類を重ねると、かえって二重払いや行き違いのもとになります。

出した書類の控えを残す（2026年に開業した人の確定申告まで）

出した書類と受け取った書類は、次の年の確定申告と、その後の保存のために残します。

• PDF で送った・受け取った書類は PDF のまま：請求書・領収書・見積書などを電子データで送った・受け取ったときは、そのデータを決まった形で保存します。2024年1月からは、印刷して紙で残すだけでは足りません（国税庁 電子取引関係）。
• 受け取った書類も残す：自分が出した書類の写しのほか、相手から受け取った注文書・見積書・支払通知書なども保存の対象です（一問一答問2）。取引先の受付システムで出したものも、控えを残します。
• 開業した年と翌年の探し方：データを日付・金額・取引先で探せるようにする決まりは、前々年（基準期間）の売上高が5,000万円以下なら、税務署の求めに応じてデータを出せるようにしておくことを条件に要りません。開業した年と翌年は基準期間がないので、この扱いになります（同 問48・問51）。ほかの保存の決まりと年数は請求書・領収書の保存期間と PDF の保存のしかたへ。
• 紙で渡した書類：複写の控えかコピーを残します。

pencho でできること

pencho で作れるのは、見積書・請求書・納品書・領収書の4つと送付状です。作成とプレビューは登録なしででき、PDF の発行にはログインが要ります。発行は4書類の合計で月3件まで無料で、PRO（月480円・年4,800円）なら上限がありません。PRO なら、発行した見積書から請求書・納品書を、納品書から請求書を、請求書から納品書・領収書を作れ、宛名・件名・明細・備考・発注番号を引き継ぎます（日付は今日の日付から始まり、番号は新しく付きます）。取引先の発注書の番号は「発注番号・注文番号」の欄に入れると、PDF に「ご注文番号」と載ります。納品書は「金額を表示する」を外すと、品名と数量だけにできます。領収書は「この金額を受け取りました」を確かめないと発行できないので、まだ受け取っていない代金は請求書で出します。その場で渡すなら「QR で渡す」で、お客さんのスマホのカメラで読んでもらえます（24時間か、PDF を取り直せる期限の早いほうまで）。

納品と同時に請求するなら、請求書の入力画面の「書類の題名」で「納品書兼請求書」にもできます。注文請書・支払通知書・契約書や、特定商取引法の書面（概要書面・契約書面・前払いの通知）の書式はありません。取引先の書式への書き込みや受付システムへの登録、メールの送信も代行しないので、PDF を保存して自分で送ります。PDF の取り直しは無料30日・PRO 12か月までなので、控えは自分でも保存してください。

この記事は国税庁・消費者庁・e-Gov 法令検索などの公開情報にもとづく一般的な説明です。個別の取引の判断は、税務署・税理士・弁護士にご確認ください。

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この記事は、pencho（運営：合同会社イマジネイティブ・アンダーバー）が、国税庁などの公開情報をもとにまとめた一般的な説明です。個別の取引の税務の判断は、税務署や税理士にご確認ください。執筆：pencho 編集部（運営責任者 由良 貴紀、運営者について）。